Tahapan Pengelolaan Arsip Elektronik Menurut ANRI
Tahapan Pengelolaan Arsip Elektronik Menurut ANRI
Pengelolaan Arsip Elektronik adalah proses pengendalian Arsip Elektronik secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi pembuatan, penerimaan, penggunaan, penyimpanan, pemeliharaan, alih media, penyusutan, akuisisi, deskripsi, pengolahan, preservasi, akses dan pemanfaatan. Arsip elektronik atau sering dikenal dengan arsip digital merupakan arsip yang sudah diubah dari bentuk fisik atau lembaran kertas menjadi lembaran elektronik.
 
Untuk dokumen arsip tidak hanya sekedar mengubah dari bentuk fisik menjadi bentuk elektronik saja tetapi penting juga pengelolaan arsip elektronik agar arsip elektronik berfungsi dengan baik dan dapat digunakan sebagai semestinya, berikut ada tahapan pengelolaan arsip elektronik sesuai dengan standar Peraturan Arsip Nasional Republic Indonesia (PANRI) ;
 
  1. Pembuatan dan Penerimaan Arsip Elektronik
 
Pembuatan Arsip Elektronik adalah kegiatan merekam informasi dalam suatu media rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsi instansi. Sedangkan jika penerimaan arsip elektronik adalah merupakan kegiatan menjamin ketersediaan, pengolahan dan penyajian Arsip menjadi informasi untuk kepentingan penggunaan internal atau kepentingan publik.
 
  1. Penggunaan Arsip Elektronik
 
Penggunaan Arsip Elektronik menjamin ketersediaan, pengolahan dan penyajian Arsip menjadi informasi untuk kepentingan penggunaan internal atau kepentingan publik.
 
  1. Penyimpanan Arsip Elektronik
 
Penyimpanan Arsip Elektronik Arsip terkelola dalam satu Pencipta Arsip dan tidak dicampur dengan Arsip yang berasal dari pencipta lain
 
  1. Pemeliharaan dan Alih Media Arsip Elektronik
 
Pemeliharaan Arsip Elektronik merupakan kegiatan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip
 
  1. Penyusutan Arsip Elektronik
 
Penyusutan Arsip Elektronik dilakukan oleh Pencipta Arsip berdasarkan JRA atau klasifikasi yag sesuai dengan peraturan perusahaan atau Lembaga
 
  1. Akuisisi Arsip Elektronik
 
Pelaksanaan akuisisi Arsip Elektronik harus dituangkan dalam berita acara serah terima dan daftar Arsip usul serah
 
  1. Deskripsi dan Pengolahan Arsip Elektronik
 
Deskripsi Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam dilakukan dengan ketentuan:
 
  • dimulai dari informasi yang bersifat umum ke khusus;
  • memuat informasi yang relevan dengan level deskripsi yang sedang dikerjakan;
  • tidak mengulang informasi; dan
  • memberikan indikasi keterkaitan antar level deskripsi.

 

  1. Preservasi Digital
 
Preservasi Digital dilakukan untuk menjamin integritas, aksesibilitas dan fungsionalitas Arsip Elektronik, Preservasi Digital dilaksanakan melalui:
 
  • menyeleksi dan testing software maupun hardware;
  • menggunakan format data non-proprietary atau opensource;
  • mengelola metadata dengan baik;
  • mendokumentasikan pelaksanaan Preservasi Digital
  • melakukan verifikasi terhadap integritas Arsip Elektronik.

 

  1. Akses dan pemanfaatan Arsip Elektronik
 
Akses dan pemanfaatan Arsip Elektronik dilakukan melalui proses penelusuran dan publikasi Arsip

 

Minta Penawaran!