Perlunya Pengelolaan Arsip Vital Organisasi
Perlunya Pengelolaan Arsip Vital Organisasi

Arsip vital tentunya memerlukan perlakuan khusus baik dalam hal pengamanan maupun perlindungan karena informasi yang dimilikinya sangat terkait dengan keberadaan dan keberlangsungan organisasi.

 

 

 

Pengelolaan arsip vital adalah pengelolaan arsip yang diperuntukkan secara khusus bagi arsip-arsip yang memiliki informasi bernilai vital dari sejak arsip tersebut diciptakan, disimpan dan dipelihara. Mengapa pengelolaan arsip vital dalam suatu organisasi menjadi penting untuk diperhatikan? Simak ulasan berikut!

 

Menjaga arsip dari kemungkinan musnah, hilang atau rusak; Arsip vital memiliki peranan penting dalam melindungi hak kepentingan organisasi, instansi dan perseorangan atau pihak-pihak yang berkepentingan lainnya. Oleh karena sifatnya yang sangat penting, maka arsip vital harus memperoleh perlindungan khusus terutama dari kemungkinan musnah, hilang atau rusak.

 

Menjaga Arsip Sebagai Bukti yang Legal dan Dapat Dipertanggungjawabkan; Suatu organisasi tidak akan terlepas dari suatu dokumen legal atau dokumen yang berkaitan dengan legalitas ataupun eksistensi suatu organisasi. Keberadaan organisasi akan lebih diakui apabila organisasinya mampu memperlihatkan dengan bukti-bukti yang legal sehingga dapat dipertanggungjawabkan. Alasan inilah yang menjadi tolak ukur bagi organisasi mengapa diperlukan pengelolaan terhadap arsip vital. Disini arsip mutlak memerlukan pengamanan secara khusus terhadap arsip vital sehingga tidak sekedar hanya mengelola arsip-arsip dinamis lainnya.

 

Menjaga Informasi Rahasia Suatu Organisasi; Informasi yang bersifat yang terdapat pada arsip vital seringkali menyangkut rahasia suatu organisasi, baik itu menyangkut dengan pihak eksternal maupun internal suatu organisasi. Informasi yang bersifat rahasia pada arsip vital tentunya dikhawatirkan apabila informasi ini diketahui oleh pihak yang tidak bertanggungjawab/pihak yang tidak berwenang. Hal ini justru akan menimbulkan huru hara dan berdampak pada kebangkrutan ataupun kekisruhan suatu organisasi. Sehingga pengelolaan terhadap arsip vital menjadi penting untuk diperhatikan.

 

Meminimalisir Kerugian; Seringkali sekali bahwa jika arsip vital hilang atau bahkan rusak, bukan tidak mungkin bagi organisasi akan mengalami kerugian dengan mengeluarkan biaya yang besar yang membuat tidak efisien. Arsip vital yang tidak dikelola dengan baik tentunya membuat Anda mengeluarkan biaya “ekstra” dari pengeluaran organisasi. Hal ini tentunya berdampak terhadap kelangsungan operasional suatu organisasi. Sehingga perlu sejak dini mempersiapkan pengelolaan terhadap arsip vital.

 

Jika Anda sudah mengetahui pentingnya pengelolaan arsip vital, tapi Anda masih kesulitan untuk melakukan pengelolaan terhadap arsip? Jangan ragu untuk konsultasi kepada kami ya.

 

Minta Penawaran!