Penggunaan Kotak Arsip, Pentingkah?

No Comments

Era teknologi dan informasi saat ini memungkinkan pengelolaan dokumen kearsipan dilakukan secara cepat, aman dan transparan. Namun, apa jadinya bila arsip yang telah dikumpulkan bertahun-tahun tidak terurus dengan baik? Pasti merepotkan bukan? Pengelolaan arsip menjadi sesuatu yang penting. Setelah anda berencana untuk melakukan pengarsipan secara sistematis, kita pun wajib menyiapkan sarana yang terkait pengarsipan. Salah satu komponen sarana pengarsipan yang wajib ada adalah kotak arsip.

Lalu mengapa kotak arsip begitu penting?

Pertama,  membuat manajemen yang baik. Anggapan perusahaan, kelompok, lembaga yang memiliki sistem pengarsipan yang baik akan berdampak positif. Pelayanan berjalan lancar, tak lagi bertautan dengan kinerja lamban dan tak efektif. Kotak arsip hadir untuk meminimalkan dampak buruk dari problematika buruknya pelayanan. Misalnya, terjadi kesalahan dokumen akibat salah tempat menyimpan, dokumen yang hilang akibat meletakan sembarangan maupun dokumen yang tak seharusnya disimpan lagi. Kotak arsip akan membuat resiko human error mengecil, tentu karena kotak arsip berbeda dengan kotak lainnya.

Kedua, seperti yang tertera dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai macam bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negera, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, orgasisasi politik, organisasi massa, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Kotak arsip yang berbahan khusus membuat arsip yang disimpan tak mudah rusak karena terkena debu atau hal lain yang bisa merusak arsip tersebut. Dengan kotak arsip, arsip dapat tersimpan, aman, dan awet.

Meskipun hanya sebuah kotak, namun kotak arsip adalah sebuah solusi penting, karenanya kotak arsip jangan sampai dianggap sebagai hal yang sepele. Untuk membuktikan pentingnya penggunaan kotak arsip maka, KSI Solusi Arsip menyediakan media untuk menyimpan arsip yang akan ditempatkan di rak arsip dengan ukuran yang sesuai dengan rak arsip masing-masing perusahaan, organisasi, instansi, dan yang bersifat invidual. Jadi, jangan khawatir! Segera hubungi kami untuk membantu penyediaan kotak arsip bagi perusahaan anda

 

More from our blog

See all posts