Pengelolaan Arsip dan Digitalisasi Arsip, Apa Yang Harus Diketahui?

No Comments

Pekerjaan administrasi kearsipan sangat lengkat dengan dokumen dan surat-surat berharga perusahaan. Dulu administrasi kearsipan sangatlah konvensional, surat atau dokumen hanya di taruh di dalam bantex dan diberi nama perkategori, jika dokumen-dokumen tersebut sudah membludak maka akan sulit menemukan dokumen yang dicari dan mengambil banyak ruang di ruangan kerja. Hal ini membuat suasana ruang kerja menjadi tidak nyaman dan menganggu konsentrasi. Belum lagi jika mencari dokumen yang sudah lama bisa membutuhkan waktu yang lama untuk mencari dimana dokumen atau surat itu disimpan.

Bahkan banyak artikel yang mengulas suasana ruang kerja sangat berpengaruh terhadap konsentrasi karyawannya, makanya beberapa start up mendesign ruangnya agar karyawan merasa nyaman dan tenang guna meningkat konstrasi dan inovasi karyawannya. Karena itu, penyimpanan dan penataan arsip juga berkaitan dengan bagaimana menciptakan kenyamanan di ruang kerja.

Dalam konteks kearsipan, proses administrasi adalah salah satu faktor penting yang menentukan pencapaian kinerja suatu organisasi. Dalam proses administrasi tersebut, dokumen yang bisa berupa berkas atau surat mempunyai peran penting sebagai alat komunikasi formal dan bukti pertanggung jawaban dari suatu kegiatan.

Jika seiring berjalannya waktu, dokumen tidak dikelola dengan baik dari mulai pemeliharaan dokumen, pengendalian proses sampai dengan pada keamanannya. Maka kinerja dan pencapaian tujuan organisasi akan sulit untuk diukur.

Penataan arsip bisa dilakukan dengan penataan arsip dan menatanya di ruangan arsip yang tersendiri atau penataan arsip secara digital. Digitalisasi arsip atau dokumen perusahaan dapat membantu perusahaan untuk meminimalisir tempat untuk penyimpanan dokumen perusahaan.

Media penyimpanan arsip saat ini juga sudah beragam. Dari yang paling sederhana menggunakan aplikasi penyimpanan berbagi. Untuk mengelola arsip dan dokumen perusahaan secara elektronik disarankan menggunakan document management system. Document management system sendiri merupakan sistem yang dibuat dan digunakan untuk mengelola dokumen di setiap fase dokumen tersebut. Document management system mengelola dokumen secara elektronik, mulai dari dokumen tersebut masih dalam bentuk draft, direview, dipublish, dan disimpan.

Dengan pengelolaan arsip yang tepat, akan meningkatkan kinerja dan efisiensi dari suatu organisasi. Sistem pengelolaan kerasipan yang baik membuat semua proses kerja semakin menjadi lebih mudah dan efisien.

More from our blog

See all posts