Metadata, Manfaatnya untuk Pengelolaan Dokumen
Metadata, Manfaatnya untuk Pengelolaan Dokumen
Sulit dihindari, teknologi telah membawa dampak yang begitu besar terhadap pengelolaan dokumen. Secara sederhana, dampak itu terlihat nyata ketika dokumen versi cetak sudah semakin ditinggalkan, dan semua orang kini beralih pada dokumen versi digital.
 
Banyak alasan kenapa dokumen versi digital menjadi lebih populer ketimbang dokumen versi cetak, salah dua diantaranya adalah praktis dan canggih. Praktis, sudah jelas, dokumen versi digital mudah disimpan atau dibawa kemana-mana karena teknologi medium penyimpanan dokumen pun terus berkembang.
 
Lalu, soal canggih, dokumen versi digital menawarkan banyak fitur yang memudahkan kita. Dalam konteks pengelolaan dokumen, kecanggihan itu salah satunya bernama Metadata. Menurut “Metada Module” yang dipublikasikan oleh International Council on Archives (ICA), definisi lengkap metadata adalah:
 
“Structured or semi-structured information that enables the creation, registration, classification, access, preservation and disposition of records through time and within and across domains.”
 
Secara sederhana, definisi metadata adalah data yang menjelaskan sebuah data atau kebanyakan orang menyebutnya ‘data tentang data’.
 
Dalam tataran konsep, metadata sebenarnya bukan hal baru. Bahkan jauh sebelum kemunculan digitalisasi dokumen, metadata telah dikenal di ranah pengelolaan dokumen.
 
Artikel berjudul “a Brief History of Metadata” yang tayang di www.dataversity.net, menyebutkan konsep metadata telah dikenal pada sekitar tahun 280 sebelum masehi. Ketika itu, Great Library of Alexandria menempelkan sebuah tanda (tag) pada setiap gulungan dokumen.
 
Memuat keterangan tentang judul, subjek dan penulis, tanda itu membantu para pengunjung perpustakaan ketika mencari dokumen. Jadi, cukup dengan melihat tanda itu dan tanpa perlu membuka gulungan, pengunjung dapat menyimpulkan apakah dokumen itu yang dicari atau bukan.
 
Sistem tag yang diterapkan Great Library of Alexandria inilah yang pada perkembangannya menjadi sistem katalog yang biasa kita jumpai di perpustakaan. Dengan kata lain, sistem katalog perpustakaan merupakan model metadata versi konvensional.
 
Dalam sejarah perkembangan teknologi komputer, metadata pertama kali dicetuskan di Massachusetts Institute of Technology (MIT). Pada tahun 1967, dua ilmuwan komputer asal kampus teknologi ternama itu, Stuart McIntosh dan David Griffel melemparkan gagasan tentang pentingnya meta language versi digital.
 
Dua belas tahun berselang, International Press Telecommunications Council (IPTC) merumuskan standar metadata untuk diterapkan pada objek gambar. Di akhir tahun 1980, IPTC mengembangkan sebuah struktur file yang dinamakan Information Interchange Model (IIM).
 
IIM dirancang untuk dapat diaplikasikan tidak hanya pada gambar tetapi juga teks atau ragam media lainnya. Melalui fase pengembangan selama 10 tahun, IIM akhirnya rampun dan digunakan untuk pertukaran berita antar institusi surat kabar lingkup nasional maupun internasional.
 
Memasuki tahun 2000-an, National Information Standards Organization (NISO), sebuah lembaga yang fokus merumuskan standar-standar untuk industri informasi, menerbitkan dokumen manual penting bertajuk “Metadata Made Simpler: A Guide for Libraries”.
 
Periode terpenting sejarah perkembangan Metadata tidak mungkin dilepaskan dari kehadiran Google. Di tahun 2007, perusahaan IT raksasa tersebut mengoptimalkan mesin pencari mereka sehingga muncul sistem metadata yang mampu menjadikan situs internet beserta informasi yang terkandung di dalamnya mudah dicari orang.
 
Di era digital saat ini, metadata dengan dukungan teknologi memiliki peran yang jauh lebih signifikan dibandingkan versi ‘jadul’. Metadata Module terbitan ICA menyebutkan penerapan metadata dapat mempermudah pengelolaan dokumen di sebuah organisasi, baik itu korporasi atau non korporasi.
 
Dengan metadata, dokumen tidak hanya akan mudah ditemukan tetapi juga dipahami lalu digunakan berulang-ulang untuk beragam tujuan. Secara spesifik, manfaat terbesar dari adanya metadata berkaitan dengan kegiatan penelusuran atau pencarian dokumen. Analoginya mirip dengan ‘kehebatan’ mesin-mesin pencari (search engine) ternama di internet.
 
Bayangkan, jika organisasi anda menerapkan metadata, maka ketika melakukan penelusuran dokumen anda cukup memasukkan kata-kata kunci (keyword). Semakin rinci dan relevan keywords yang anda masukkan semakin akurat hasil penelusuran dokumen yang akan anda temukan.
 
Keunggulan metadata terletak pada kemampuan merangkum rangkaian informasi detail dari sebuah dokumen. Informasi-informasi detail tersebut dapat diibaratkan seperti tali-tali yang terikat pada sebuah dokumen, sehingga ketika akan diambil kita cukup menarik tali-tali tersebut.
 
Secara umum, terdapat 3 (tiga) jenis metadata.
 
Pertama, Metadata Administratif yaitu metadata yang berkaitan dengan aspek pemakaian, pengelolaan, serta proses pengkodean dari sebuah objek digital dalam periode tertentu.
 
Kedua, Metadata Deskriptif yakni metadata yang mendeskripsikan aspek-aspek pengerjaan sebuah dokumen. Termasuk dalam jenis ini antara lain metadata tentang pencipta, judul, dan subjek.
 
Ketiga, Metadata Struktur yaitu metadata yang menjelaskan tentang struktur dari gabungan beberapa data.

 

Minta Penawaran!