Mengenali 3 Prosedur Penyusutan Arsip

No Comments

Agar proses pengelolaan arsip dinamis dapat berjalan secara efisien, efektif, dan sistematis maka salah satu kegiatan yang dapat dilakukan oleh arsiparis adalah penyusutan arsip. Penyusutan arsip yang konsisten sesuai dengan prosedural dapat menghemat ruang penyimpanan, peralatan kerasipan, tenaga dan waktu, sehingga tercapainya penghematan biaya operasional. Oleh karena itu diperlukan adanya sistem penysutan arsip untuk menciptakan efeksitas tersebut.

Sesuai dengan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, ada tiga kegiatan yang dapat dilakukan untuk penyusutan arsip, yaitu:

Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan

Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk dan media arsip. Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan melalui kegiatan:

  1. penyeleksian arsip inaktif;
  2. pembuatan daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan; dan
  3. penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan.

Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif sebagaimana dimaksud dilakukan dengan penandatanganan berita acara dan dilampiri daftar arsip yang akan dipindahkan ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah dan pimpinan unit kearsipan. Pemindahan arsip inaktif dapat dilaksanakan setelah melewati retensi arsip aktif. Arsip inaktif yang dipindahkan ke unit depot menjadi wewenang dan tanggung jawab ANRI, tetapi status kepemilikan arsip masih berada pada pencipta arsip.

Pemusnahan arsip

Arsip yang dimusnahkan adalah arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, adapun arsip yang dapat dimusnahkan adalah arsip yang:

  1. tidak memiliki nilai guna;
  2. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;
  3. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
  4. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

Pemusnahan arsip ini memiliki resiko hukum yang sangat tinggi, karena arsip yang sudah terlanjur dimusnahkan tidak dapat diciptakan atau diadakan kembali. Oleh karena risiko yang tinggi, prosedur pemusnahan arsip berlaku ketentuan sebagai berikut:

  1. pembentukan panitia penilai arsip;
  2. penyeleksian arsip;
  3. pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis di unit kearsipan;
  4. penilaian oleh panitia penilai arsip;
  5. permintaan persetujuan dari pimpinan pencipta arsip;
  6. penetapan arsip yang akan dimusnahkan; dan
  7. pelaksanaan pemusnahan: (1) dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan tidak dapat dikenali; (2) disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit hukum dan/atau pengawasan dari lingkungan pencipta arsip yang bersangkutan; dan (3) disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip yang dimusnahkan

Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan

Penyerahan arsip statis wajib dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN, BUMD, dan perusahaan swasta. Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan dilakukan terhadap arsip yang:

  1. memiliki nilai guna kesejarahan;
  2. telah habis retensinya; dan/atau
  3. berketerangan dipermanenkan sesuai JRA pencipta arsip.

Penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud dilaksanakan berdasarkan pertimbangan:

  1. nilai informasi arsip;
  2. keamanan dan keselamatan arsip statis;
  3. aksesibilitas arsip statis; dan
  4. kearifan lokal.

Adapun prosedur penyerahan arsip statis dilaksanakan sebagai berikut:

  1. penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah oleh arsiparis di unit kearsipan;
  2. penilaian oleh panitia penilai arsip terhadap arsip usul serah;
  3. pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya disertai dengan pernyataan dari pimpinan pencipta arsip bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan;
  4. verifikasi dan persetujuan dari kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya;
  5. penetapan arsip yang akan diserahkan oleh pimpinan pencipta arsip; dan
  6. pelaksanaan serah terima arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada kepala lembaga kearsipan dengan disertai berita acara dan daftar arsip yang akan diserahkan.

 

More from our blog

See all posts