Mengenal Peran Arsiparis dalam Pengelolaan Arsip

No Comments

Sesuai dengan UU No. 43 Tahun 2009, Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. Sedangkan pengertian Arsiparis menurut Permenpan No. 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis yang telah diubah dengan Permenpan & RB No. 13 Tahun 2016, Arsiparis adalah seseorang PNS yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan yang diangkat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan lembaga negara, pemerintahan daerah, pemerintahan desa dan satuan organisasi perguruan tinggi negeri.

Di instansi/lembaga manapun seorang arsiparis harus mampu menjalankan perannya dengan baik sehingga dapat meningkatkan kinerja instansi/lembaganya. Oleh karena itu, seseorang yang berprofesi sebagai arsiparis membutuhkan sebuah karakter pribadi yang kuat karena arsiparis harus bertanggung jawab mengelola kearsipan, selain itu harus mampu melaksanakan perannya sebagai arsiparis dengan semangat integritas yang tinggi dan penuh tanggung jawab sebagai pengelola informasi, penjaga, dan pemelihara warisan budaya nasional guna kepentingan generasi sekarang dan masa yang akan datang.

Lalu apa saja peran arsiparis dalam pengelolaan arsip?

Peran arsiparis sebagai pengelola arsip dapat dimaknai sebagai seseorang yang menjaga akuntabilitas dari koleksi yang dimiliki, mempromosikannya agar pengguna tahu dan menciptakan arsip yang otentik sehingga dapat dijadikan bahan pertanggungjawaban dan alat bukti yang sah. Peran arsiparis tersebut dapat tercermin dalam tugas pokok dan fungsinya dalam instansi/lembaga. Dimana merujuk pada PP No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsiparis memiliki fungsi dan tugas meliputi:

  1. menjaga terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan;
  2. menjaga ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
  3. menjaga terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
  4. menjaga keamanan dan keselamatan arsip yang berfungsi untuk menjamin arsip-arsip yang berkaitan dengan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
  5. menjaga keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
  6. menjaga keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan
  7. menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Sehubungan dengan melaksanakan fungsi dan tugasnya, arsiparis mempunyai kewenangan yaitu:

  1. menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna arsip apabila dipandang penggunaan arsip dapat merusak keamanan informasi dan/atau fisik arsip;
  2. menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna arsip yang tidak berhak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan
  3. melakukan penelusuran arsip pada pencipta arsip berdasarkan penugasan oleh pimpinan pencipta arsip atau kepala lembaga kearsipan sesuai dengan kewenangannya dalam rangka penyelamatan arsip.

Selain itu, kegiatan pokok yang merupakan fungsi arsiparis dapat dilihat dari lima bagian yaitu:

  1. Appraise, yaitu kegiatan menentukan rekod mana yang memiliki nilai permanen dan sebaiknya dipelihara dan dipertahankan. Dalam menentukan keputusan, arsiparis sering bekerja sama dengan pimpinan kunci (key administrators) dan manajer rekod.
  2. Acquire, yaitu kegiatan setelah memutuskan arsip yang akan disimpan di mana mereka menambahkannya ke dalam khasanah arsip organisasi
  3. Arrange and describe, yaitu kegiatan penataan file dan menyiapkan finding aids atau alat bantu temu kembali yang membantu pengguna dalam menemukan arsip tersebut
  4. Preserve, yaitu pelestarian yang mencakup sejumlah aktivitas termasuk penyimpanan materi arsip ke dalam folder dan kotak yang acid free, dan konsultasi dengan ahli pelestarian dalam penanganan khusus arsip yang rusak
  5. Provide access and reference service, yaitu kegiatan arsiparis untuk mengupayakan agar khasanah arsip dapat dimanfaatkan oleh orang-orang yang membutuhkannya, baik arsip terbuka untuk umum, atau terbatas kepada peneliti atau hanya terbuka untuk staf organisasi.

More from our blog

See all posts