Mengapa Pengelolaan Arsip Sangat Penting Bagi Lembaga Pendidikan?
Mengapa Pengelolaan Arsip Sangat Penting Bagi Lembaga Pendidikan?
Arsip merupakan catatan sebagai memori kolektif keberadaan suatu lembaga/Institusi, manajemen arsip dilembaga pendidikan sangatlah penting dan wajib untuk diterapkan di lembaga pendidikan. Manajemen arsip adalah untuk menyatukan informasi, memudahkan akses dan penemuan kembali informasi, mengamankan arsip, meningkatkan pemanfaatan dan pendayagunaan arsip.
 
Kinerja lembaga pendidikan sebagai organisasi atau institusi dapat dilihat dari arsip yang dimiliki lembaga pendidikan memiliki dokumen administrasi dan akademis. Atau beberapa lembaga pendidikan juga mempunyai dokumen karya ilmiah yang harus dijaga keasliannya oleh karena itu lembaga pendidikan perlu membentuk unit kerja pengelola kearsipan, merekrut tenaga pengelola/arsiparis yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan, atau menghire jasa pengarsipan yang professional.
 
Karena  arsip begitu sangat penting pada suatu lembaga pendidikan  maka perlu pengelolaan dengan baik sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. Hal ini dimaksudkan agar dokumen-dokumen penting terpelihara dari kemungkinan hilang, rusak ataupun sulit mencarinya.
 
 
Arsip persuratan dan dokumen penting:
 
  • Buku agenda surat masuk/keluar dan file surat masuk/keluar,
  • Kartu kendali surat,
  • Penyimpanan dokumen/surat-surat penting,
  • surat keputusan pendirian sekolah,
  • surat izin operasional lembaga pendidikan
  • sertifikat tanah lembaga pendidikan,
  • surat keputusan NDS/NSS,
  • surat keputusan akreditasi lembaga pendidikan
 
Penyimpanan surat berdasarkan bidang garapan meliputi:
 
  • Kepegawaian,
  • Keuangan,
  • Kurikulum,
  • Perlengkapan,
  • Kesiswaan/Kemahasiswaan
  • dll
 
Arsip Kepegawaian, meliputi:
 
  • File dokumen kepegawaian seluruh guru/dosen dan karyawan,
  • Biodata guru/dosen dan pegawai,
  • Daftar hadir guru/dosen dan pegawai,
  • Rekapitulasi prosentase kehadiran guru/dosen dan pegawai, dll.
 
Arsip Keuangan, meliputi:
 
  • Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Sekolah (RAPBS),
  • Daftar Gaji/honor guru/dosen dan pegawai,
  • Buku kas dana bantuan pemerintah,
  • Buku kas dana dari masyarakat,
  • SPJ belanja barang/pengadaan barang, perawatan, dll.,
  • Buku catatan pembayaran uang sekolah siswa/mahasiswa,
  • Kartu bukti pembayaran uang sekolah siswa/mahasiswa, dll.
 
Arsip Perlengkapan, meliputi:
 
  • Buku inventaris barang,
  • Program pengembangan sarana dan prasarana,
  • Buku pencatatan keluar/masuk barang,
  • Buku catatan kegiatan perawatan dan perbaikan sarana dan prasarana.
 
Arsip Kurikulum, meliputi:
 
  • Dokumen Kurikulum,
  • Program kerja bidang kurikulum,
  • Kalender pendidikan,
  • Program semester/tahunan guru,
  • Program pembelajaran guru,
  • SK pembagian tugas mengajar,
  • Dokumen nilai setiap mata pelajaran,
  • Buku notulen rapat kenaikan kelas/kelulusan,
  • Berita acara rapat kenaikan kelas/kelulusan, dll.
 
Arsip BP/BK, meliputi:
 
  • Program kerja BP/BK,
  • Buku catatan kasus siswa/mahasiswa,
  • Buku kepribadian siswa/mahasiswa,
  • Berita acara penangan kasus, dll.
 
Arsip Kesiswaan, meliputi:
 
  • Buku induk siswa/mahasiswa,
  • Buku kleper siswa/mahasiswa,
  • Data siswa/mahasiswa,
  • Dokumen PSB,
  • Dokumen penyerahan rapot/ijazah.
 
Arsip Pembinaan OSIS dan Ekstrakurikuler, meliputi:
 
  • SK Pembina OSIS dan Ekstrakurikuler,
  • Susunan pengurus OSIS dan Ekstrakurikuler,
  • Jadwal kegiatan OSIS dan Ekstrakurikuler,
  • Program Kerja Pembina OSIS dan Ekstrakurikuler,
  • Dokumen administrasi dari setiap kegiatan,
  • Dokumen laporan dari setiap kegiatan.
 
Arsip Hubungan Dunia Usaha/Dunia Industri, Dunia Kerja dan penelusuran tamatan meliputi:
 
  • Dokumen MOU antara sekolah dan DUDI,
  • Data DUDI yang menjadi institusi pasangan,
  • Data Siswa yang melaksanakan PKL/PSG di DUDI,
  • Jadwal Kegiatan PKL/PSG,
  • Dokumen foto kegiatan,
  • Data siswa/tamatan yang sudah bekerja,
  • Informasi-informasi yang berkaitan dengan permintaan tenaga kerja.

 

 

Minta Penawaran!