Masa Pandemi Covid-19 Merupakan Alasan Tepat Untuk Beralih ke Arsip Digital

No Comments

Indonesia pada saat ini sedang dihadapi dengan gelombang kedua  Covid-19, dengan pasien positif yang bertambah 36.197 kasus sesuai dengan update situasi terkini perkembangan Covid-19 oleh Kementerian Kesehatan RI yang tercatat pada hari Minggu (11/07/2021). Indonesia dalam menangani penyebaran Covid-19 mengeluarkan kebijakan yaitu Instruksi Menteri Dalam No. 15 Tahun 2021 Tentang Pemberlakuan Pembatasan Kegiatan Masyarakat Darurat Corona Virus Disease 2019 di Wilayah Jawa dan Bali, sesuai dengan instruksi ini beberapa kebijakan adalah pelaksanaan kegiatan pada sektor non esensial diberlakukan 100% (seratus persen) Work From Home (WFH), pelaksanaan kegiatan pada sektor esensial diberlakukan 50% (lima puluh persen) maksimal staf Work From Office (WFO) dengan protokol kesehatan secara ketat, dan esensial pada sektor pemerintahan yang memberikan pelayanan publik yang tidak bisa ditunda pelaksanaannya diberlakukan 25% (dua puluh lima persen) maksimal staf WFO.

Akibat dari kebijakan ini adalah pelaksanaan kegiatan pada perusahaan banyak melakukan meeting secara online dan menggunakan dokumentasi secara digital seperti pengiriman email yang mana artinya banyak dokumen masuk dalam kategori born digital atau terlahir dalam keadaan sudah digital, ini juga mengakibatkan semakin berpotensi meningkatnya jumlah arsip dalam bentuk digital. Agar terwujudnya manajemen arsip yang efektif dan dinamis alangkah lebih baiknya perusahaan atau lembaga mulai memanfaatkan teknologi digital.

Pandemi ini bahkan mengubah cara banyak lembaga dalam mengelola arsip. Presiden Joko Widodo juga menyampaikan pendapatnya agar meninggalkan cara pengelolaan arsip yang tidak efisien.

Tinggalkan cara-cara lama dalam pengarsipan yang pengelolaannya tidak efisien, akses yang lamban butuh waktu lama untuk menemukannya, dan juga penyimpanan yang tersebar di mana-mana,” kata Jokowi dalam peringatan Hari Kearsipan ke-50, yang disiarkan Badan Arsip Nasional RI pada Rabu malam, (9/6/2021).

Selain itu arsip digital juga mempunyai beberapa kelebihan, yaitu :

  1. Tidak memerlukan bangunan baru,
  2. Arsip digital dapat diakses dari mana saja sepanjang terhubung dengan internet.
  3. Arsip digital mempermudah pengguna untuk menyalin, memperbanyak, serta mencetak dengan akses yang mudah.
  4. Proses pengelolaan arsip dengan format digital jauh lebih mudah daripada pengelolaan secara tradisional.
  5. Memastikan konservasi dan pemeliharaan dalam jangka panjang akan memudahkan penggunaan arsip di masa depan
  6. Memudahkan akses arsip dari seluruh penjuru dunia
  7. Arsip digital yang mudah diakses oleh publik juga dapat mendukung demokrasi karena publik mendapat informasi-informasi dengan mudah dan mendukung transparansi.

 

 

More from our blog

See all posts