Manfaat Penggunaan Document Management System (DMS) Dalam Pengelolaan Arsip Modern

No Comments

Berbagi informasi telah menjadi bagian dan sifat dasar kita sebagai makhluk sosial. Informasi baik lisan ataupun tulisan dibagikan dengan beragam cara bergantung pada teknologi yang tersedia. Dahulu proses berbagi informasi menggunakan sarana tulisan ataupun gambar dengan menggunakan medium kertas, batu, bahkan kulit binatang.

Dengan semakin berkembangnya teknologi, proses berbagi informasi dapat dilakukan melalui berbagai medium, baik cetak, audio, ataupun visual. Cara membagi informasi juga berkembang dari menggunakan binatang, pos, dan berbagai medium berbagi lainnya.

Apalagi sejak dimulainya era internet. Penggunaan email dan juga aplikasi pesan instan, menjadikan proses berbagi informasi menjadi jauh lebih mudah dan efisien. Saat ini dapat melakukan melakukan tindakan berbagi dokumen kepada orang atau kelompok yang kita tuju secara lebih cepat, mudah, dan juga efisien.

Namun dalam organisasi kerja yang kompleks, proses berbagi informasi termasuk dokumen tentu harus dikelola dengan baik dan tepat. Pengelolaan dokumen secara modern membutuhkan pengaturan terhadap semua tahapan dalam mempersiapkan dan menghasilkan dokumen, mengubah, membuat format, penyusunan, pencetakan, distribusi dan penyimpanan.

Dalam sebuah organisasi yang aktif dan dinamis, berbagai dokumen diciptakan setiap harinya oleh setiap unit kerja dalam suatu organisasi. Berbagai dokumen yang diciptakan ini perlu dikelola dan diintegrasikan seluruh kebutuhan informasi yang diperlukan oleh anggota organisasi. Proses pengelolaan dan integrasi ini akan lebih mudah dicapai apabila organisasi tersebut menggunakan sistem pengelolaan dokumen atau document management system.

Dalam suatu organisasi modern, penggunaan sistem pengelolaan dokumen tidak terhindarkan lagi. Karena sistem ini menyangkut dengan pengelolaan berbagai informasi penting dari perencanaan, penyusunan kebijakan, pengambilan keputusan, pengawasan, evaluasi, dan segala hal yang terkait dengan masa depan dari suatu organisasi.

Kebutuhan akan ketersediaan dokumen dalam bentuk elektronik juga dibarengi dengan kebutuhan adanya sistem pengelolaan dokumen yang lebih terintegrasi dan mudah diakses dengan cepat. Sistem pengelolaan dokumen atau yang lebih dikenal sebagai Document Management System adalah penggunaan sistem komputer dan aplikasi untuk menyimpan, mengelola dan melacak dokumen elektronik.

Tujuan dari digunakannya sistem pengelolaan dokumen adalah untuk menyampaikan informasi yang terkandung didalam sebuah dokumen. Secara teknis, DMS adalah tentang bagaimana sebuah
informasi atau konten dapat disampaikan dari kontributor kepada konsumennya. Dalam bahasa umum, DMS adalah sebuah software aplikasi yang dirancang secara khusus dengan tujuan untuk mengorganisir, mengamankan, dan berbagai kegiatan lain pada dokumen elektronik suatu organisasi.

DMS sebagai sebuah aplikasi software memiliki berbagai komponen diantaranya

  • Penyimpanan atau storage
  • Audit trail: merupakan proses pelacakan (tracking) informasi sejarah pembuatan dan pengubahan dokumen
  • Annotations: yaitu pengguna aplikasi DMS dapat menambah atau menghapus informasi tambahan, tanpa mengubah dokumen aslinya.
  • Distribution: yaitu sebuah sistem manajemen dokumen harus membantu dalam hal penggunaan atau pembagian dokumen pada orang yang tepat.
  • Security: penerapan control akses adalah penggunaan hak akses untuk pengguna agar mencegah pengaksesan dokumen oleh pengguna yang tidak berhak.
  • Indexing: merupakan proses membuat suatu daftar lookup terhadap kunci-kunci dari metadata dokumen ataupun isi dokumen dengan tujuan untuk mempercepat proses pencarina dokumen.
  • Searching: merupakan proses pencarian suatu dokumen.
  • Workflow: merupakan proses pengelompokan dokumen sesuai struktur dan hirarki kategori proses bisnis organisasi yang bersangkutan.
  • Metadata: merupakan data tambahan yang memberikan deskripsi dokumen.

More from our blog

See all posts