Arsip yang dibuat dan diterima organisasi atau instansi baik pemerintah ataupun swasta perlu dikelola dalam sistem kearsipan dengan memanfaatkan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Kearsipan merupakan salah satu unsur dalam sistem informasi organisasi yang berisi data dan segala informasi yang berkaitan dengan instansi pemerintah maupun swasta. Selain itu, kearsipan dapat digunakan sebagai sumber atau bahan dalam penngambilan keputusan oleh pimpinan.

 

Seiring perkembangan teknologi, pengelolaan arsip dilakukan secara digital dan kemunculan  informasi dalam  bentuk  elektronik  ataupun  tren  digitalisasi  merupakan  hal  yang  tidak terhindarkan sebagai bagian dari  proses modernisasi  di era digital.

 

Modernisasi merupakan pola perubahan tradisional menjadi modern, untuk mendapatkan cara praktis dan efisien.  Modernisasi berkaitan dengan perkembangan dan peradaban dari waktu ke waktu. Contohnya saja dari perkembangan industri kemudian munculnya teknologi digital.

 

Penyimpanan arsip dalam bentuk digital merupakan salah satu alternatif solusi dalam praktik pengelolaan arsip manual/berbasis kertas. Pengelolaan arsip secara digital ini, akan memberikan dampak bagi suatu organisasi baik itu pemerintah maupun swasta mengingat arsip memiliki peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan.

 

Kondisi teknologi yang semakin maju memungkinkannya secara teknis untuk memproses dan mengkomunikasikan semua informasi yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas kerja dalam organisasi-organisasi modern. Kemajuan teknologi modern membawa kemudahan dalam melaksanakan tugas-tugas kearsipan maka hal itu berdampak pada pola perkembangan dan kemajuan bidang kearsipan yang semakin baik.

 

Teknologi informasi dan komunikasi yang modern telah memungkinkan pengembangan organisasi yang dapat beroperasi tanpa mengenal batas waktu dan dengan menggunakan berbagai zona waktu yang berbeda-beda untuk memberikan layanan. Sehingga penyelenggaraan kearsipan tentu harus menyesuaikan pengembangan organisasi yang modern.

 

Semakin modern tata kelola arsip maka akan berpengaruh terhadap kemajuan suatu organisasi, terutama bagi organisasi yang memerlukan pelayanan yang cepat dan memiliki volume arsip yang cukup banyak, penggunaan sarana tersebut akan sangat membantu mempercepat proses pengelolaan arsip.

 

Dengan semakin banyaknya volume data yang harus dikumpulkan, diolah, dianalisis, diinterpretasikan, disimpan dan didistribusikan, telah terbukti bahwa penanganan informasi akan lebih efisien bila dilakukan dengan menggunakan alat-alat elektronik.

 

Perlunya upaya untuk mengotimalkan pemanfaatan teknologi modern dalam pengelolaan arsip seyogyanya mendapatkan perhatian yang semestinya. Maka dapat dikatakan semakin baik suatu organisasi dapat mengelola arsipnya, maka semakin modern organisasi tersebut.