Lebih Baik Arsip Digital atau Arsip Fisik? Ini Jawabannya!

No Comments

Pengelolaan arsip saat ini tak lepas dari kecakapan pengelolaan, yang dilaksanakan dengan baik dan benar sesuai dengan kaidah kearsipan. Manfaat yang besar akan menghadirkan kemudahan bagi kehidupan organisasi, perusahaan sampai pemerintah. Sesuai dengan pendapat International Organization for Standardization (ISO) 15489 bahwa arsip sebagai informasi yang dibuat, diterima, dan dipelihara sebagai bukti dan informasi bagi organisasi atau individu untuk kepentingan hukum maupun bisnis. Ketersediaan arsip secara utuh, otentik dan terpercaya harus menjadi fokus utama. Bukan tanpa alasan, segala kebijakan, laporan, pertanggungjawaban kinerja, sampai pelayanan publik tersimpan dan akan disimpan dalam pengarsipan.

Penataan kearsipan tidak sekadar disimpan atau ditumpuk begitu saja, tetapi perlu diatur cara penyimpanannya dengan melalui beberapa tahapan dengan tujuan sistem pengarsipan yang rapi dan ketika arsip dibutuhkan mudah ditemukan kembali. Namun, banyak sekali perusahaan, Lembaga dan instansi pemerintahaan yang mengalami kesulitan dalam mengelola arsip, khususnya arsip yang bersifat fisik. Alasannya selain banyak dan menumpuk juga karena persoalan lain, seperti kertas yang sudah usang. Robek, lusuh dan tak jelas menjadi persoalan yang sebenarnya sudah tak harus lagi dirasakan.

Saat ini, muncul digitalisasi Arsip yang jauh lebih praktis. Tak perlu lagi merasakan gundah akibat arsip yang terlihat lusuh, kusam dan robek. Tak terbatas waktu dan tempat, pengelolaan arsip secara digital meminimalkan resiko buruk kepada perusahaan, instansi, dan arsip tiap invidu. Arsip yang sudah berbentuk digital lebih efisien, tak perlu mengeluarkan biaya pemeliharaan yang tak berjangka. Apalagi di era informasi ini, sangat mustahil sebuah data penting tidak disimpan dengan baik, bukan hanya faktor bencana yang tak pasti tapi juga dikarenakan human error. Sangat berbahaya bukan?, ditambah, arsip yang bersifat digital memudahkan pelayanan baik kepada pemilik, pengelola, dan konsumen secara menyeluruh.

Lantas, arsip yang sudah berbentuk digital adalah solusi yang wajib dipilih. Dengan banyaknya problematika dari sistem pengarsipan konvensional atau berbentuk fisik maka, harus siap pula dengan resiko yang menanti. KSI Solusi Arsip akan sangat melayani dan bersedia memberikan layanan terkait pengelolaan arsip, konversi arsip dari berbentuk fisik menjadi berbentuk digital. Arsip bukan hanya sekedar informasi sementara melainkan sebuah informasi berharga, ayo Pindah ke arsip digital!

More from our blog

See all posts