Kerja Lebih Efisien Dengan Digitalisasi Arsip
Kerja Lebih Efisien Dengan Digitalisasi Arsip

Dalam memasuki industri 4.0, banyak tantangan dan perubahan yang harus dihadapi oleh para pelaku usaha. Kondisi yang saat ini serba digital membuat setiap pelaku usaha harus beradaptasi dengan perubahan sistem atau cara kerja yang ada. Perkembangan digital yang terjadi di hampir setiap sektor industri menimbulkan dampak juga terhadap penataan dokumen atau arsip dari sebuah perusahaan. Sayangnya, banyak perusahaan yang belum memanfaatkan secara maksimal pentingnya digitalisasi arsip untuk menunjang operasional usahanya. Padahal banyak manfaat yang bisa dirasakan dari sebuah digitalisasi arsip, khususnya untuk perusahaan skala besar dengan jumlah dokumen yang banyak.

 

Salah satu manfaat utama dari sebuah digitalisasi arsip adalah proses kerja yang lebih efektif dan efisien. Bayangkan jika Anda diberikan instruksi oleh atasan untuk mencari selembar dokumen yang sudah berusia tahunan. Akan lebih mudah jika perusahaan Anda memiliki rak penyimpanan dokumen yang tertata dengan rapi. Namun bayangkan jika perusahaan Anda belum memiliki hal tersebut, tentunya akan membuat waktu kerja Anda terbuang untuk mencari selembar dokumen tersebut. Hal tersebut tentu tidak akan terjadi apabila arsip di perusahaan Anda sudah terdigitalisasi dengan baik.

 

Selain menghemat waktu dalam mencari sebuah dokumen, setidaknya ada beberapa manfaat efisiensi lainnya yang bisa dirasakan dari digitalisasi arsip, antara lain :

 

Pencarian Dokumen Arsip Yang Tepat

 

Mencari sebuah dokumen di antara tumpukan ratusan bahkan ribuan dokumen fisik lainnya, selain membuang waktu juga rentan untuk salah dalam pengambilan. Ada kemungkinan dokumen yang Anda ambil bukanlah dokumen yang dimaksud. Dengan adanya digitalisasi arsip Anda bisa mendapatkan dokumen yang tepat hanya dalam hitungan detik. Hal tersebut bisa terjadi karena nama dokumen, nomor dokumen, tahun dikeluarkannya dokumen, dan unsur penanda lainnya sudah masuk dalam satu aplikasi yang dikenal dengan istilah Document Management System (DMS).

 

Mudah Ditemukan Untuk Keperluan Mendesak

 

Ada kalanya sebuah perusahaan membutuhkan dokumen-dokumen terdahulu untuk keperluan yang mendesak seperti bukti bagi persidangan di pengadilan, laporan terkait perpajakan, atau ketika perusahaan Anda sedang dalam proses audit. Dengan adanya digitalisasi arsip, seluruh dokumen yang dibutuhkan untuk keperluan yang mendesak tersebut dapat ditemukan dengan mudah.

 

Meningkatkan Produktivitas Kerja

 

Digitalisasi arsip pada dasarnya sangat berkaitan dengan produktivitas kerja. Dengan digitalisasi arsip, jumlah dokumen yang dapat Anda temukan lebih banyak dalam waktu yang tentu lebih cepat. Dengan proses kerja yang singkat tersebut, tentu waktu kerja Anda tidak akan terbuang untuk mencari dokumen secara manual sehingga Anda tetap bisa melakukan tanggung jawab pekerjaan lainnya dengan optimal.

 

Nah, itulah alasan mengapa pekerjaan Anda dapat lebih efisien dengan digitalisasi arsip. Jika Anda membutuhkan jasa digitalisasi arsip, tim profesional kami siap membantu untuk mewujudkannya dengan penawaran harga terbaik hanya untuk Anda!

 

Minta Penawaran