Jangan Salah Kaprah! Ini Beda Backup dan Arsip

No Comments

Di ranah pengelolaan data atau dokumen terdapat dua istilah berbeda yang seringkali tertukar pemakaiannya atau bahkan kerap dimaknai seragam. Dua istilah itu adalah Backup dan Arsip. Pada praktiknya, terkadang orang memakai istilah ‘Backup’ padahal seharusnya ‘Arsip’ atau sebaliknya.

Istilah Backup sebenarnya merupakan kosa kata Bahasa Inggris yang artinya cadangan. Sementara, istilah Arsip walaupun sudah diserap menjadi Bahasa Indonesia, aslinya juga berasal dari Bahasa Inggris yakni ‘Archive’.

Dikutip dari artikel “Backup vs. Archive: Why it’s important to know the difference”, istilah Backup diartikan sebagai sebuah salinan data atau dokumen yang sengaja diciptakan untuk antisipasi terhadap kemungkinan rusak atau hilang. Ketika melakukan backup, data asli tidak dihapus.

Dalam kehidupan sehari-hari, kita sering melakukan backup. Misalnya, ketika kita menyalin data foto, video atau format media lainnya dari telepon seluler ke komputer. Hal ini umumnya dilakukan dengan alasan untuk mengantisipasi jika data tersebut hilang atau rusak, maka kita punya salinannya.

Jika merujuk pada makna kata, Arsip relatif lebih kompleks dibandingkan backup. Sebagai gambaran, Kamus Besar Bahasa Indonesia yang menyodorkan 3 (tiga) arti, yakni:

(i) dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dan sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi; (ii) tempat penyimpanan berkas (program atau data) sebagai cadangan; (iii) dokumentasi penerbitan pers yang berisikan guntingan-guntingan surat kabar, bahan-bahan referensi, dan foto.

Sementara, definisi Arsip menurut artikel Backup vs. Archive: Why it’s important to know the difference adalah salinan data yang sengaja diciptakan sebagai referensi. Berbeda dengan backup, arsip tidak mengharuskan data aslinya disimpan. Artinya, begitu arsip diciptakan maka data aslinya dapat dihapus atau dimusnahkan.

Tidak hanya makna, tujuan arsip pun berbeda dengan backup. Arsip bukan sekadar menciptakan salinan data untuk disimpan tetapi juga menjadikan salinan data tersebut berfungsi sebagai referensi. Dengan arsip, pengguna (user) dapat mempelajari data-data lama untuk digunakan kembali di masa sekarang atau masa depan.

Dengan kata lain, tujuan backup hanya to restore (menyimpan) sedangkan tujuan arsip to restore and retrieve (menyimpan dan menarik kembali). Berbeda dengan backup, arsip tidak hanya membutuhkan tempat penyimpanan data yang aman, tetapi juga sistem yang mendukung apabila sewaktu-waktu data yang telah disimpan perlu ditarik kembali karena dibutuhkan.

Mengutip buku “Manajemen Kearsipan” karya Zulkifli Amsyah, terdapat 5 (lima) jenis sistem kearsipan, yaitu Sistem Abjad (Alphabetical), Sistem Geografis (Geoghraphy), Sistem Kronologis (Chronology), Sistem Nomor (Numberitical), Sistem Subyek (Subjectial). Masing-masing sistem memiliki karakteristik dan kegunaan yang berbeda-beda.

Sistem abjad mungkin dapat dianggap sistem kearsipan yang paling sederhana karena arsip disusun hanya berdasarkan susunan abjad. Lalu, sistem geografis biasanya seringkali diterapkan oleh sebuah organisasi yang memiliki unit atau cabang di beberapa wilayah, misalnya bank.

Sistem kronologis umumnya berlaku untuk data-data yang memiliki variabel waktu misalnya data keuangan atau transaksi bisnis. Sementara, sejalan dengan namanya, sistem nomor dan sistem subjek merupakan sistem pengarsipan yang disusun berdasarkan nomor dan subjek. Sistem subjek seringkali digunakan dalam lingkup perpustakaan.

Meskipun berbeda dari beberapa aspek, backup maupun arsip pada dasarnya dapat dimaknai sebagai sebuah metode pengelolaan data dengan tujuan mengantisipasi ancaman kehilangan atau kerusakan. Dimana seiring dengan perkembangan teknologi, ancaman yang harus dihadapi ketika mengelola data pun semakin kompleks dan relatif lebih sulit.

Di era ketika data masih hanya berbentuk fisik seperti kertas atau pita kaset, ancaman yang dihadapi mungkin seputar kehilangan, kerusakan atau dampak bencana alam. Kini, ketika teknologi siber memungkinkan data juga bisa berbentuk non fisik seperti data komputer, ancamannya lebih ‘seram’ yakni serangan virus atau bahkan hacker (pembajak).

Ancaman yang lebih sulit jelas membutuhkan solusi antisipasi yang juga canggih. Jika ancamannya sebatas kehilangan, kerusakan, atau dampak bencana alam, solusinya bisa sesederhana membangun gudang dengan tembok yang kokoh. Solusi seperti ini tidak berlaku untuk ancaman berupa serangan virus atau hacker.

Ancaman di dunia siber tidak mengenal sekat waktu dan ruang. Kapanpun dan dimanapun oknum-oknum jahat dengan modal ketrampilan plus jaringan internet dapat melancarkan serangan terhadap data komputer anda. Makanya, kasus pembobolan atau perusakan data komputer seringkali terjadi lintas negara.

Sebuah organisasi bisnis seperti perusahaan umumnya memiliki kekhawatiran yang cukup besar terhadap data-data yang dimiliki. Makanya, mereka cenderung mempercayakan pengelolaan data pada pihak ketiga yang profesional.

KSI Solusi Arsip hadir untuk menjawab permasalahan pengelolaan dokumen perusahaan. Terdapat 4 (empat) layanan utama yang ditawarkan oleh KSI Solusi Arsip yakni Pembenahan Arsip, Penyediaan Kotak Arsip, Alih Wujud Arsip, dan Pelatihan Manajemen Arsip.

Tertarik dengan layanan KSI Solusi Arsip? Silakan kunjungi hubungi kami untuk minta penawaran.

 

More from our blog

See all posts