Jangan Lupa Lakukan Pemeliharaan Terhadap Arsip Elektronik

No Comments

Ditengah berkembangnya era teknologi digital, kini banyak perusahaan yang meninggalkan proses penyimpanan arsip secara manual, karena disadari kurangnya efisiensi dari penyimpanan arsip secara manual. Selain hal itu, penyimpanan arsip secara manual juga memakan banyak biaya dan tempat dalam proses pemeliharaannya. Tak heran, jika saat ini banyak perusahaan yang beralih menggunakan arsip digital karena dirasa lebih efektif dan efisien selain dalam penyimpanan juga dalam hal pemeliharaannya.

Lantas apa itu pemeliharaan arsip?

Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara seperti, mengatur ruangan dan tempat penyimpanan arsip, penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip, dan larangan-larangan lain yang perlu dilaksanakan agar menghindari rusaknya arsip tersebut. Sedangkan pemeliharaan arsip elektronik adalah usaha pencegahan kerusakan terhadap data elektronik agar terhindar dari virus, corupt dan diretas nya data secara ilegal.

Tujuan dari pemeliharaan arsip itu sendiri yaitu untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri. Selain itu juga untuk antisipasi terhadap keusangan teknologi dan pemeliharaan terhadap sistem elektronik sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Untuk memaksimalkan pemeliharaan arsip elektronik, anda sebaiknya memperhatikan beberapa hal berikut,

  1. Menggunakan software asli (bukan bajakan)
    Aplikasi atau software bajakan rentan virus malware yang dapat mencuri dan merusak data. Hindari menggunakan software bajakan untuk penyimpanan arsip mu karena akan berpotensi besar untuk kehilangan data penting didalamnya.
  2. Lakukan Back up data secara berkala

Back up data merupakan proses penyalinan data yang kita simpan atau duplikasi dan menyimpan duplikasi data tersebut di area penyimpanan yang aman dengan lokasi yang berbeda dari lokasi penyimpanan dokumen aslinya, hal ini dilakukan agar apabila terjadi kerusakan atau kehilangan data pada data asli maka kita akan dengan mudah merecovery data yang hilang tersebut.

  1. Lakukan proses Scanning virus

Sebelum memasukan perangkat tranfer data pada perangkat yang akan digunakan misalkan pada flashdisk, hardisk eksternal dan lain – lain. jika memang perangkat mediasi transfer data tersebut positif terdapat virus sebaiknya koneksi transfer data jangan dilakukan dahulu karena virus tersebut akan dengan mudah masuk kedalam sistem kita dan merusak atau menduplikasi semua data yang ada.

More from our blog

See all posts