Ini 7 Alasan Kenapa Pengelolaan Arsip Penting

2 Comments

Manusia akan selalu membutuhkan arsip sebagai bukti dari suatu aktivitas atau peristiwa yang pernah terjadi. Apalagi untuk manusia modern yang hidup dalam lautan informasi. Setiap detik selalu ada informasi baru yang hadir dan setiap keputusan yang diambil atau tindakan yang dilakukan harus berdasarkan informasi yang tersedia dan sesuai dengan kebutuhan.

Manusia pada dasarnya makhluk informasi, dalam waktu yang bersamaan manusia bisa membutuhkan informasi dan juga memproduksi informasi. Karena itu keberadaan catatan rekaman kegiatan apalagi yang mempunyai nilai informasi penting sangat penting untuk dapat dikelola dengan baik.

Pada dasarnya semua orang memiliki alasan untuk merekam informasi, seorang pakar Manajemen Arsip, Sulityo Basuki, menjelaskan setidaknya ada 7 alasan mendasar kenapa manusia berupaya untuk merekan setiap informasi

Pertama: Alasan pribadi.

Setiap manusia akan menyimpan informasi yang bermakna dan bersifat pribadi. Misalnya surat cinta, akta kelahiran, surat nikah, ataupun merekam catatan dan informasi dalam bentuk blog.

Kedua: Alasan sosial.

Karena manusia adalah makhluk sosial, maka interaksi manusia dengan masyarakat membutuhkan keterlibatan informasi. Kalau kita mendaftar menjadi anggota Pramuka, maka ditandai dengan registrasi diri dan pembuatan kartu anggota.

Ketiga: Alasan Ekonomis

Sebagai makhluk sosial, manusia juga mendorong terciptanya aktivitas perdagangan. Karena itu setiap informasi atau dokumen yang berkaitan dengan perdagangan seperti surat penagihan, kuitansi pembayaran dan lainnya akan disimpan dalam waktu tertentu.

Keempat: Alasan Hukum.

Pemerintah sebagai organ yang diberi kewajiban untuk melindungi warga Negara juga membutuhkan rekaman catatan peristiwa hukum yang terkait dengan pelayanan yang diberikan pemerintah. Misalnya, ketika Presiden membagikan sertifikat tanah, maka ada pencatatan rekaman dalam bentuk sertifikat tanah.

Kelima: Alasan Instrumental.

Ada catatan rekaman atau dokumen yang sengaja dibuat untuk merekam kepentingan tertentu dan fungsi tertentu yang menyertainya. Misalnya membuat denah rumah yang hendak dibangun atau membuat denah dari suatu perumahan.

Keenam: Alasan Simbolis.

Ada rekaman informasi dalam bentuk dokumen yang digunakan sebagai penanda sebuah momen penting bagi orang yang terkait. Meski demikian, isi informasi yang ada di dalamnya juga belum tentu dipahami oleh orang tersebut.

Ketujuh Alasan Pengembangan Ilmu Pengetahuan.

Berbagai sekolah dan universitas termasuk organisasi non pemerintah umumnya menerbitkan hasil penelitian yang dapat berupa laporan penelitian ataupun buku. Akumulasi informasi akademik dalam sebuah penelitian berkelindan membentuk pengetahuan baru yang penting bagi perkembangan ilmu pengetahuan

More from our blog

See all posts