Hubungan Antara JRA dan Pemusnahan Arsip

No Comments

Tidak semua arsip disimpan selamanya. Tujuan pemusnahan arsip antara lain adalah untuk efisiensi dan efektivitas kerja, serta penyelamatan informasi arsip itu sendiri dari pihak-pihak yang tidak berhak untuk mengetahuinya. Tentu yang harus menjadi pertimbangan mendasar dalam pemusnahan arsip yaitu harus memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa, dan negara.

Pemusnahan Arsip adalah bagian dari kegiatan penyusutan arsip yang harus dikendalikan dengan menggunakan Jadwal Retensi Arsip. Jadwa Retensi Arsip ini diatur dalam Sedangkan jadwal retensi arsip sendiri telah diatur dalam Undang-Undang No 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan dan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Karena itu setiap organisasi wajib memiliki jadwal retensi arsip dan melaksanakan penyusutan arsip termasuk salah satunya dengan menggunakan metode pemusnahan arsip.

Untuk mengatur penyusutan arsip diperlukan jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA. JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

Arsip yang akan dimusnahkan memiliki beberapa kriteria diantaranya,

  1. Tidak memiliki nilai guna baik nilai guna primer maupun nilai guna sekunder;
  2. Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;
  3. Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang;
  4. Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

Pemusnahan arsip bertujuan untuk mengurangi jumlah volume arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna. Selain itu juga untuk efisiensi sehingga memudahkan pencarian arsip yang dibutuhkan serta memberikan tempat bagi arsip yang baru. Pemusnahan Arsip juga dilakukan untuk menghindari terjadinya penumpukan di depo arsip.

Di dalam melakukan kegiatan pemusnahan arsip, terdapat beberapa tahap yang tidak boleh diabaikan, seperti :

  1. Pemeriksaan
    Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut benar-benar telah habis jangka simpannya atau habis nilai gunanya.
  2. Pendaftaran
    Arsip-arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan musnah, harus dibuat daftarnya. Dari daftar ini diketahui secara jelas informasi tentang arsip-arsip yang akan dimusnahkan.
  3. Pembentukan Panitia Pemusnahan
    Panitia pemusnahan perlu dibentuk untuk melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip sesuai prosedur pemusnahan arsip
  4. Penilaian, Persetujuan dan Pengesahan
    Setiap menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan, perlu melakukan penilaian arsip. Hasil penilaian tersebut menjadi dasar usulan pemusnahan. Dan dengan pemimpin yang bersangkutan.
  5. Pembuatan Berita Acara
    Berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen pemusnahan arsip yang sangat penting. Karena itu setiap pemusnahan arsip harus dilengkapi dengan Daftar Pertelaan Arsip (DPA) dan Berita Acara (BA), bahwa pelaksanaan pemusnahan dilakukan secara sah. Selain itu, juga berfungsi sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan.

Sumber :

  • https://ppsub.ub.ac.id/wp-content/uploads/ppsub/09/jadwal-retensi-arsip-dokumen.pdf
  • http://itjen.pu.go.id/single_kolom/78
  • https://solusiarsip.id/alasan-arsip-menjadi-penting-salah-satunya-bisa-menjadi-bukti
  • https://www.dinkes.jogjaprov.go.id/berita/detail/arsip-kenapa-harus-dimusnahkan

More from our blog

See all posts