Cara Menjaga Dokumen dan Surat Meskipun Kerja di Co-Working Space

No Comments

Seiring perkembangan zaman, perusahaan start up juga turut berkembang sangat pesat. Perusahaan rintisan yang umumnya masih minim modal dan tinggi nya harga poperti pada saat ini, juga mendorong pertumbuhan Co-Working Space yang semakin diminati di kalangan peursahaan-perusahaan start up. Co-working space sendiri ialah suatu tempat di mana sejumlah individu dengan latar belakang profesi, pekerjaan, maupun bisnis dapat bekerja di tempat yang sama. Istilah coworking space sendiri datang dari kata ‘co-working’ yang berarti kolaborasi atau kerjasama.

Menempati co working space sebagai tempat kerja perusahaan berarti juga tempat penyimpanan fisik berbagai dokumen atau surat – surat penting juga menjadi tantangan. Jangan sampai keterbatasan ruang malah membuat penyimpanan dokumen atau surat-surat penting seperti surat jual-beli, sewa-menyewa  yang dimilikinya justru menjadi terbengkalai dan tidak teratur. Masalahnya tidak sederhana, karena jika suatu dokumen penting terbengkalai dampaknya dokumen itu bisa hilang. Hilangnya suatu dokumen atau surat-surat penting bisa disebabkan kurangnya perhatian terhadap keberadaan suatu dokumen atau surat-surat penting yang dimiliki oleh perusahaan.

Selain itu, kehilangan dokumen penting juga bisa disebabkan oleh kualitas benda arsip itu sendiri, misalnya kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh lem perekat dan lain-lain. Kertas dibuat dari campuran bahan yang mengandung unsur-unsur kimia, karena proses kimiawi, kertas akan mengalami perubahan dan kerusakan.

Untuk menghindari hal tersebut, saat ini dikenal teknologi penyimpanan arsip dalam bentuk digital, Elektronic Archive (e-Archive) atau arsip elektronik yang artinya suatu system atau tata cara mengumpulkan informasi dalam bentuk dokumen yang direkam dan disimpan memakai teknologi berupa system pengelolaan dokumen (Document Management System/E-Documents). Tujuannya agar dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipakai kembali. Disamping itu keuntungan pengelolaan arsip secara elektronik dibandingkan dengan pengelolaan arsip secara konvensional adalah:

  1. Proses penemuan dan penyajian dapat dilakukan dengan cepat dan lengkap. Lengkap berarti segala sesuatu yang diperlukan dapat diperoleh tanpa ada yang terlewatkan.
  2. Penyaluran atau distribusi informasi dapat dilakukan dengan cepat dan dalam waktu yang sama oleh semua pihak.
  3. Penyimpanan informasi secara terpusat sehingga dapat menghindari adanya duplikasi informasi.
  4. Tingkat keakuratan penyimpanan yang tinggi.
  5. Penghematan kertas dan ruang karena arsip disimpan dalam bentuk digital.

Penggunaan system pengelolaan arsip secara elektronik sangat cocok untuk perusahaan yang menggunakan Co-Working Space atau perusahaan yang tidak memiliki cukup tempat untuk penyimpanan dokumen perusahaan, hal ini tentu sangat efisien dan mudah untuk dilakukan. Keamanan arsip digital juga tidak diragukan lagi, dokumen atau arsip perusahaan dapat di simpan di dalam system elektronik memungkinkan adanya jaminan keamanan dengan menggunakan ID pengguna dan password, sehingga hanya orang berkepentingan atau yang mengetahui ID dan password yang dapat mengakses arsip.

Oleh karena itu, kini saatnya perusahaan anda mengubah teknik penyimpanan dokumen atau arsip perusahaan anda untuk meningkatkan produktifitas dan pelayanan perusahaan serta menghindarai kerusakan pada dokumen penting yang dimiliki perusahaan.

Ingin tahu lebih lanjut tentang penataan arsip perusahaan? Gunakan layanan kami untuk meningkatkan keamanan arsip perusahaan anda

Sumber :

Digitalisasi Arsip dalam Mengelola Dokumen

https://www.qureta.com/post/pengamanan-arsip-dokumen-elektronik

More from our blog

See all posts