Berbagi 3 Tips Mudah Untuk Memelihara Arsip dengan Rapi Agar Tidak Rusak
Berbagi 3 Tips Mudah Untuk Memelihara Arsip dengan Rapi Agar Tidak Rusak
Kebanyakan kita hanya memikirkan bagaimana cara menyimpan arsip yang baik saja tetapi lupa bagaimana cara memelihara arsip. Meski telah disimpan dengan rapid an baik, arsip tetap memiliki resiko kerusakan yang disebabkan oleh hama perusak arsip seperti rayap, kutu buku, kumbang penggerek kayu, kecoa, tikus, dll. Tak hanya itu, terdapat beragam yang dapat mengakibatkan arsip bisa rusak seperti terkena air, kebakaran dan lain sebagainya
 
Pemeliharaan arsip adalah pencegahan agar kondisi fisik arsip dan informasi didalamnya tidak rusak dan masih mempunyai nilai guna. Untuk dapat memelihara arsip dengan baik, ada beberapa faktor penyebab kerusakan arsip dan cara pencegahannya yang harus diketahui. Disamping melalukan pemeliharaan arsip, kita juga memerlukan perawatan arsip.
 
Pada dasarnya perawatan arsip mencakup kegiatan perbaikan dan reproduksi arsip. Perbaikan atau restorasi arsip adalah tindakan dan prosedur dalam merehabilitasi atau memperkuat kondisi fisik arsip/dokumen yang mengalami kerusakan. Tujuan dari pemeliharaan dan perawatan arsip sesuai dengan dengan tujuan penyelenggaraan kearsipan yang ditentukan dalam Pasal 3 Undang-undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yaitu menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara serta meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
 
Untuk melakukan pemeliharaan arsip, ada beberapa langkah mudah yang dapat dilakukan agar arsip tidak cepat rusak, diantaranya:
 
  1. Menggunakan Outliner/ Plastik Mika untuk Menyimpan Arsip Fisik
 
Teknik menggunakan outliner/plastik mika disebut juga teknik enkapsulasi, teknik enkapsulasi adalah suatu teknik memelihara arsip dengan cara menggunakan bahan pelindung guna menghindarkan arsip dari kerusakan yang bersifat fisik. Kita ketahui bahwa bahan plastik bisa menghindari dari terkena air dan gigitan serangga seperti rayap karena rayap tidak bisa mencerna plastik.
 
  1. Fumigasi Arsip
 
Fumigasi Arsip adalah bagian dari tindakan preservasi kuratif terhadap faktor biologi atau organisme yang dapat merusak arsip dengan menggunakan Fumigan didalam ruang yang kedap gas udara pada suhu dan tekanan tertentu.  Fumigasi arsip dapat dilakukan minimal 1 tahun sekali untuk menjaga keselamatan arsip.
 
  1. Digitalisasi Arsip
 
Digitalisasi Arsip adalah proses alih media dari bentuk tercetak/fisik menjadi bentuk digital. Digitalisasi dilakukan untuk membuat arsip dokumen bentuk digital arsip dalam bentuk digital menghindari dari kerusakan terkena air, kebakaran bahkan serangga. Pemeliharaan digitalisasi juga harus diperhatikan terutama bagaimana kita menyimpan dokumen digitalisasi seperti menyimpannya menggunakan server atau di cloud seperti g-drive atau i-cloud

 

Minta Penawaran!