Begini Hubungan Bentuk Arsip dengan Cara Pemeliharaan Arsip!

No Comments

 

Arsip mempunyai peran penting dalam penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan. Pengelolaan arsip secara efektif dan efisien dapat memudahkan penemuan kembali dokumen-dokumen secara cepat pada saat diperlukan.

Menurut Pasal 1 angka 2  UU RI No. 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Secara garis besar arsip dapat dikelompokkan menjadi beberapa jenis, yaitu:

  1. Arsip tekstual

arsip tekstual yang digunakan adalah arsip kertas, yang termasuk ke dalam arsip tekstual ini yaitu surat, memo, nota dinas, laporan, arsip gambar teknik, arsip kearsitekturan, dan lain-lain.

  1. Arsip media baru

Sebagian ahli mengelompokkan arsip media baru sebagai arip audio visual yaitu audio yang berarti dapat didengar dan visual berarti dapat dilihat, yang termasuk arsip jenis ini adalah foto, film, rekaman suara/kaset, video, microform, dan lain-lain.

  1. Arsip elektronik

Jenis arsip ini adalah arsip yang tidak dapat dibaca langsung tetapi membutuhkan perlatan khusus untuk melakukannya, yang termasuk ke dalam arsip elektronik yaitu disket, flashdisk, harddisk, dan lain-lain.

Dalam Pasal 1 angka 19 UU Kearsipan disebutkan jika pihak pencipta arsip mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab dibidang pengelolaan arsip dinamis. Dimana pada Pasal 1 angka 25 dijelaskan dalam pengelolaan arsip tersebut meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip yang diproses secara efisien, efektif dan sistematis.

Untuk melakukan pemeliharaan arsip dinamis, Kepala Arsip Nasional RI mengeluarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional RI No. 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis. Sesuai ketentuan Pasal 3, pemeliharaan arsip dinamis bertujuan untuk:

  1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh pencipta arsip;
  2. Menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip; dan
  3. Menjamin ketersediaan informasi arsip.

Selain mengikuti pedoman pemeliharaan arsip, inilah beberapa usaha-usaha yang dapat dilakukan dalam rangka pemeliharaan arsip tekstual:

  1. Pengaturan ruangan

Usahakan ruangan penyimpanan arsip tidak terlalu lembap, ruangan harus terang dengan menggunakan sinar matahari, ruangan diberi ventilasi yang cukup, ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan hama, air dan api, lokasi ruangan atau gedung penyimpanan arsip jauh dari lingkungan industri agar terbebas dari polusi udara yang berbahaya bagi kertas.

  1. Menjaga kebersihan ruangan dan kebersihan arsip
  2. Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip

Melakukan pemeliharaan pada rak arsip dan almari arsip dengan cara disusun agak renggang agar ada sirkulasi udara dan tidak lembap.

  1. Pemeliharaan fisik arsip

Pemeliharaan fisik arsip dapat dilakukan dengan cara membersihkan arsip secara berkala, melaksanakan fumigasi, deasidifikasi kertas, menghilangkan noda, dan menggelantang kertas.

Pemeliharaan arsip media baru berbeda dengan pemeliharaan arsip tekstual, usaha pemeliharaan arsip media baru dapat dilakukan dengan cara berikut:

  1. Arsip foto

Pemeliharaan arsip foto dapat dilakukan dengan cara disimpan pada amplop yang tidak mengandung asam, ditempel pada kertas atau disimpan dalam album.

  1. Mikrofilm

Mikrofilm mudah sekali oleh karena itu cara penyimpanan arsip mikrofilm dapat dilakukan dengan cara digulung, dimasukkan dalam kaleng tertutup dan tahan karat serta dibungkus dengan kotak koran dan disimpan pada mikrofilm kabinet yang terdiri dari beberapa laci dan mempunyai sirkulasi udara yang baik dan terbuat dari logam yang tahan karat.

  1. Arsip film

Pemeliharaan arsip film dengan cara dibersihkan dengan bahan airmixer atau menggunakan cairan kimia (larutan) trichlorotin. Arsip film (film negative) disimpan dalam ruang bersuhu rendah antara 10-15 C dengan kelembaban 50-55% RH

  1. Disket dan kaset

pemeliharaan arsip disket dan kaset tidak jauh berbeda dengan pemeliharaan arsip foto/film negative. Dalam hal ini suhu dan kelembaban udara menjadi pertimbangan utama.

Pada jenis arsip elektronik dapat dilakukan pemeliharaan secara berkala agar fisik elektronik terjaga, yaitu dengan cara:

  1. Menggunakan perangkat keras dengan baik dan sesuai prosedur
  2. Menggunakan software pengelolaan arsip yang asli (bukan bajakan)
  3. Membackup data/file secara berkala
  4. Menyimpan arsip elektronik di tempat yang terlindung dari medan magnet, debu, panas yang berlebihan, dan air.

 

 

 

More from our blog

See all posts