Begini Cara Pengelolaan dan Pemeliharaan Arsip Elektronik
Begini Cara Pengelolaan dan Pemeliharaan Arsip Elektronik


Jika merujuk pada UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, disebutkan jika arsip elektronik adalah informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dan dikirimkan, diterima atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik.


Sementara Peraturan Kepala ANRI Nomor 20 Tahun 2011 tentang Pedoman Autentikasi Arsip Elektronik menjelaskan jika arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan (diciptakan atau diterima dan disimpan) dalam format elektronik.


Terlepas dari berbagai definisi yang disebutkan diatas, Sugiarto dan Wahyono menjelaskan jika dengan menggunakan media elektronik akan membantu pengelola arsip untuk dapat mengelola dokumen dengan baik dan efektif, baik dari segi penyimpanan, pendistribusian, maupun perawatan dokumen.


Penggunaan media elektronik dalam pengelolaan arsip dikenal dengan sebutan sistem pengarsipan elektronik (Electronic Filling System) yang artinya arsip yang didokumentasikan dengan komputer. Banyak manfaat yang Anda dapatkan ketika melakukan pengelolaan arsip elektronik, diantaranya:

  1. Menghemat tempat
  2. Arsip lebih cepat ditemukan
  3. Dokumen tidak mudah rusak
  4. Lebih aman
  5. Mudah dalam perbaikan data
  6. Mudah untuk berbagi arsip
  7. Meningkatkan pelayanan


Menurut Read and Ginn, fase pengelolaan dalam daur hidup arsip elektronik (electronic record life cycle), yaitu:


  1. Tahap penciptaan, pada tahap ini arsip dibuat menggunakan aplikasi perangkat lunak dan disimpan pada perangkat penyimpanan
 
  1. Tahap penggunaan dan distribusi (distribution and use), penggunaan menggunakan file sesuai dengan kebutuhan
 
  1. Tahap pemeliharaan (maintenance), pemeriksaan secara otomatis terhadap retensi dokumen (terkait jadwal retensi)
 
  1. Tahap posisi (disposition), di tahap ini keberadaan arsip elektronik telah dibuka untuk memastikan arsip disimpan atau dimusnahkan.


Kemudian proses pengelolaan arsip elektronik terdiri dari digitalisasi dokumen, penyimpanan, pengaksesan dan pencarian kembali dokumen/arsip. Ketiga tahap tersebut saling memiliki keterhubungan dalam pengelolaan arsip elektronik. Selain perlunya dikelola secara baik, arsip elektronik juga perlu untuk dipelihara secara baik agar dokumen yang tersimpan terjaga dengan baik.


Berikut yang dapat Anda lakukan ketika melakukan pemeliharaan arsip elektronik:

  1. Anda dapat menggunakan menggunakan perangkat keras (hardware) seperti komputer, hard disk dan laptop harus sesuai dengan prosedur
  2. Sebaiknya menggunakan perangkat lunak (software) yang asli dan bukan bajakan
  3. Lalukan kegiatan backup data secara berkala
  4. Peka terhadap perkembangan teknologi khususnya pengelolaan arsip elektronik
  5. Perlu adanya kontrol atau pengawasan dari lembaga terkait dengan keamanan arsip
  6. Anda perlu menyimpan arsip elektronik di tempat yang terlindung dari debu, panas dan air ya!


Demikian serangkaian manfaat, cara pengelolaan dan pemeliharaan arsip elektronik ya! Jika Anda bingung mengelola arsip, jangan ragu untuk konsultasi dengan kami ya.

Minta Penawaran!