Apa Perbedaan Arsip dan Kearsipan?
Apa Perbedaan Arsip dan Kearsipan?

Sekilas dari kata arsip atau pengarsipan terlihat sama arti namun ternyata berbeda loh, apa sih perbedaan arsip dan pengarsipan. Mari kita bahas kata tersebut!

 

Kata arsip dalam bahasa Indonesia diserap dari bahasa Belanda archief  yang secara etimologi berasal dari bahasa Yunani archium yang artinya peti tempat untuk menyimpan sesuatu. Pengertian arsip awalnya menunjukkan tempat atau ruang penyimpanan arsip. Namun seiring dengan berjalannya waktu, arsip yang dulu kala hanyalah terbuat dari kertas seperti surat, sertifikat dan lainnya, sekarang arsip sudah berkembang menjadi media digital seperti film,foto, musik, bahkan email bisa dikatakan sebagai arsip.

 

Sementara dalam bahasa latin, arsip dikenal sebagai felum (bundle) yang berarti benang atau tali. Kala itu benang atau tali digunakan untuk mengikat kumpulan lembaran tulisan atau catatan agar ringkas dan mudah dicari jika diperlukan.

 

Dari pengertian tersebut, arsip memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas administrasi, alat pengambil keputusan,  bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi. Secara garis besar fungsi dari arsip ada dua yaitu :

 

  1. Fungsi primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kepentingan pencipta arsip tersebut sebagai penunjang saat tugas sedang berlangsung maupun setelah kegiatan selesai, baik itu oleh lembaga atau instansi pemerintah, swasta, maupun perorangan. Nilai guna pada arsip primer meliputi administrasi, hukum, keuangan, ilmiah maupun teknologi.
  2. Fungsi sekunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bukan untuk pencipta arsip melainkan bagi kepentingan lembaga atau instansi pemerintah, swasta, perorangan dan juga kepentingan umum lain sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban. Nilai guna skunder meliputi nilai guna pembuktian dan penginformasian.

 

Berbeda dengan arsip, kearsipan dalam bahasa Inggris atau disebut dengan filling, yaitu suatu proses kegiatan pengaturan arsip atau file mulai dari penciptaan, penerimaan, pencatatan, penyimpanan. Tahapan kearsipan juga menggunakan sistem tertentu seperti penyusunan, pemeliharaan arsip agar dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta untuk pemusnahan arsip berdasarkan kriteria tertentu atau disebut dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA).

 

Banyak sekali manfaat kearsipan jika kita menerapkan kearsipan, kearsipan akan mempermudah kita ketika kita membutuhkan untuk mencari informasi pada arsip, proses pencarian tersebut akan mudah dilakukan dan informasi yang kita dapatkan akan sesuai karena arsip tidak rusak.

 

Berikut adalah ruang lingkup kegiatan kearsipan meliputi:

  • penerimaan, pengumpulan arsip
  • Pengendalian, pemeliharaan dan perawatan arsip
  • Penyimpanan dan pemusnahan arsip
  • Perkembangan teknologi dan informasi saat ini dapat mengubah proses kearsipan dengan lebih praktis, cepat dan mudah. Arsip-arsip dapat disimpan dalam bentuk digital berupa mikro film, cd, dvd, hard disk dan sebagainya yang dapat menghemat ruang dan biaya. Apalagi telah hadir cloud computing yang memanfaatkan teknologi internet untuk penyimpanan file atau dokumen.

 

Sekian pembahasan mengenai perbedaan arsip dan kearsipan, untuk perbedaan mendasar adalah arsip merupakan media atau barang sedangkan kearsipan merupakan cara atau teknik yang mengatur dalam penyimpanan arsip agar dalam pencarian informasi atau arsip akan mudah dilakukan.  

 

Minta Penawaran