7 Alasan Penting Bagi Pencipta Arsip Untuk Melakukan Penyusutan Arsip

No Comments

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Sebagai rekaman informasi dari setiap kegiatan administrasi suatu organisasi, arsip akan terus berkembang secara akumulatif seiring dengan semakin kompleksnya fungsi-fungsi dan tugas organisasi. Selama organisasi melaksanakan fungsinya, selama itu pula arsip akan senantiasa tercipta. Permasalahan yang sering dihadapi adalah arsip bertambah banyak dan semakin menggunung dari hari ke hari sehingga makin terasa sesak ruangan kerja.

Oleh karena itu untuk menghindari terjadinya penumpukan arsip, penting bagi pencipta arsip untuk melakukan pengelolaan arsip. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.

Menurut Perka No. 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip, Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

Penyusutan Arsip dilakukan oleh Pencipta Arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA yaitu daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

Penyusutan arsip meliputi beberapa kegiatan yaitu:

pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan.

Pemindahan Arsip Inaktif dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk dan media arsip serta dilakukan sesuai dengan prosedur pemindahan Arsip Inaktif. Pemindahan Arsip Inaktif dilaksanakan melalui kegiatan: (1) penyeleksian Arsip Inaktif; (2) pembuatan daftar Arsip Inaktif yang akan dipindahkan; (3) penataan Arsip Inaktif yang akan dipindahkan.

pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pemusnahan arsip menjadi tanggung jawab pimpinan Pencipta Arsip. Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip: (1) tidak memiliki nilai guna; (2) telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA; (3) tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; (4) tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

penyerahan Arsip Statis oleh Pencipta Arsip kepada Lembaga Kearsipan.

Penyerahan Arsip Statis oleh Pencipta Arsip kepada Lembaga Kearsipan dilakukan terhadap arsip yang: (1) memiliki nilai guna kesejarahan; (2) telah habis retensinya; dan/atau (3) berketerangan dipermanenkan sesuai JRA Pencipta Arsip.

Penyusutan arsip merupakan langkah penting dalam memelihara sistem arsip yang kredibel, andal dan efektif. Adapun beberapa alasan penting bagi pencipta arsip untuk melakukan penyusutan arsip, yaitu untuk:

  1. Tertatanya arsip dinamis di masing-masing instansi pemerintah maupun perusahaan sehingga informasinya dapat didayagunakan secara maksimal untuk kepentingan operasional instansi/perusahaan yang bersangkutan.
  2. Terjadinya efisiensi dalam penggunaan ruangan, peralatan, tenaga maupun dana karena telah dimusnahkannya arsip-arsip yang tidak berguna.
  3. Terselamatkannya arsip yang bernilai guna sekunder sebagai bukti pertanggungjawaban nasional, yaitu dengan diserahkannya arsip statis instansi/perusahaan kepada ANRI.
  4. Memudahkan penemuan kembali arsip yang disimpan. Arsip yang tertata rapi, baik fisik maupun informasinya maka apabila diperlukan dapat ditemukan secara benar, cepat, dan tepat.
  5. Menghindari masalah hukum yang disebabkan oleh arsip, misalnya tuntutan pidana, perdata.
  6. Mengurangi risiko informasi sensitif atau pribadi jatuh ke tangan yang salah
  7. Menunjukkan akuntabilitas dan konsistensi organisasi atau perushaan dengan melakukan penyusutan arsip

 

More from our blog

See all posts