3 Tips Membeli Peralatan Kearsipan

No Comments

Membeli peralatan untuk perusahaan harus tepat! Diperlukan ketelitian dan kecermatan dalam proses pemilihan peralatan untuk perusahaan. Dengan alat yang tepat makan akan berpengaruh positif terhadap produktifitas perusahaan dan dapat meminimalkan risiko kerugian.

Khusus untuk peralatan kearsipan, dibutuhkan perhatian khusus. Apabila tidak hati-hati maka, kinerja perusahaan akan berdampak. Seperti sulitnya menjalankan proses temu balik arsip yang dibutuhkan. Hal ini tentu menyebabkan proses temu balik menjadi tidak efisien dan berdampak pada kemampuan perusahaan untuk membuat keputusan secara tepat.

Karena itu, memilih peralatan penunjang kearsipan yang tepat memiliki pengaruh besar dalam keberhasilan kegiatan manajemen kearsipan. Dengan adanya peralatan kearsipan yang tepat dan memiliki kualitas yang baik, maka arsip perusahaan akan terpelihara dan dapat dikelola secara lebih baik dan lebih efisien.

Dalam manajemen kearsipan terdapat berbagai macam peralatan arsip yang memiliki fungsi dan manfaatnya sendiri. Secara umum peralatan kearsipan memiliki fungsi diantarnya adalah:

  1. Sebagai sarana penyimpanan berkas yang aman.
  2. Sebagai sarana pelindung berkas dari bahaya kerusakan.
  3. Untuk mengelompokkan berkas-berkas dengan rapi, dapat diterapkan dengan sistem abjad, tanggal pengarsipan, nomor, dan sebagainya.
  4. Untuk memudahkan dan mempercepat percarian berkas ketika mebutuhkannya.

Dalam menentukan kebutuhan peralatan arsip, ada beberapa pertimbangan yang perlu diperhatikan yaitu:

  1. Bentuk Fisik Arsip
  2. Frekuensi Penggunaan Arsip
  3. Durasi waktu penyimpanan arsip baik file aktif dan inaktif
  4. Lokasi penyimpanan arsip
  5. Ukuran ruang yang tersedia
  6. Bentuk Organisasi
  7. Jaminan Keamanan

Untuk itu, sebelum membeli peralatan arsip, ada baiknya ikuti 3 tips berikut:

  1. Ketahui jenis arsip yang akan dikelola

Arsip terbagi dua jenis, arsip fisik dan arsip digital. Ketika perusahaan ingin membeli peralatan arsip, wajib untuk mengetahui jenis arsipnya. Selain jenis, perhatikan pula bahan dan bentuk arsipnya. Misalnya untuk penyimpanan arsip fisik, tentu yang dibutuhkan adalah rak arsip bukan membeli flashdisk yang dikhususkan untuk arsip digital.

  1. Beli alat sesuai standar yang berlaku

Peralatan yang digunakan juga memperhatikan pertumbuhan arsip dan keamanan arsip. Oleh karena itu, sebelum membeli ketahui standar peralatan arsip yang telah ditetapkan negara. Seperti yang tertera dalam Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 10 tahun 2000 tentang Standar Folder dan Guide Arsip.

  1. Jangan tergoda harga murah

Seperti yang sudah dijelaskan tadi, alat kearsipan memiliki jenis dan standar khusus yang tidak sembarangan. Sudah pasti, alat kearsipan memiliki sedikit perbedaan harga di pasaran, tergantung dari jenis bahan dan masing-masing variasi alat. Untuk itu, membeli peralatan arsip perlu menerapkan prinsip kehati-hatian sebagai hal utama. Jangan mudah tergiur dengan harga yang lebih murah tanpa bertanya lebih rinci, bagaimana bahan, bentuknya dan fungsinya.

 

More from our blog

See all posts