3 Manfaat Pengelolaan Arsip untuk Perusahaan Kamu

No Comments

Jangan lupa arsipkan! Kalimat ini sudah menjadi jargon dokumen yang banyak dihadapi oleh karyawan di perusahaan. Umumnya, para karyawan akan mengangguk dan setuju ketika proses pengarsipan dokumen dibahas. Tapi, apakah kamu benar – benar mampu memahaminya? Termasuk implikasi yang dapat ditimbulkan dari sisi bisnis?

Pengarsipan adalah sebuah proses dan cara dimana informasi dalam bentuk dokumen disimpan dengan aman dalam jangka waktu tertentu yang ditentukan oleh hukum. Dokumen dapat diarsipkan dalam berbagai format dan di berbagai perangkat. Meskipun suatu dokumen berstatus tidak aktif, namun dokumen itu dapat diaktifkan kembali.

Dalam dunia bisnis, informasi penting harus tetap tersedia dan dapat disediakan dalam waktu yang singkat khususnya untuk mengambil berbagai keputusan bisnis yang penting. Saat perusahaan kamu mengarsipkan dokumen, pada umumnya perusahaan cenderung mengarsipkan seluruh koleksi dokumen. Dokumen yang diarsipkan tersebut suata saat diperlukan untuk dapat digunakan lagi di masa depan

Seiring pertumbuhan bisnis, suatu perusahaan akan menciptakan lebih banyak dokumen. Semua dokumen tersebut harus dipantau dan dikelola dengan cermat agar dokumen dapat dimanfaatkan dengan baik. Suatu dokumen yang tidak dikelola dengan metode pengarsipan yang baik akan lebih sulit ditemukan, diamankan, dan disebarluaskan. Pada akhirnya akan berdampak negatif pada bisnis itu sendiri

Karena itu memiliki sistem pengelolaan arsip yang baik akan membawa setidaknya 3 manfaat penting:

Sarana untuk mencegah kehilangan

Dokumen yang belum diarsipkan dengan baik berpotensi besar untuk hilang selamanya. Selain itu, dokumen yang belum diarsipkan akan menjadi sangat sulit untuk ditemukan khususnya apabila dokumen itu sangat dibutuhkan. Dokumen yang dikelola dengan sistem pengarsipan yang baik akan menjadi sarana pencegahan kehilangan dan juga memungkinkan pengambilan kembali dokumen dengan cepat.

Persyaratan Hukum

Pengarsipan juga penting untuk alasan hukum. Banyak perusahaan yang tidak sengaja membuang dokumen yang seharusnya dkisimpan dengan baik. Sistem pengelolaan arsip yang baik akan memastikan jadwal retensi arsip dengan baik.

Meningkatkan keamanan

Perusahaan yang memiliki sistem pengelolaan arsip yang baik dengan sendirinya memastikan keamanan informasi yang berada dibawah penguasaannya. Di situasi dimana serangan digital dan pelanggaran data semakin massif, maka perusahaan juga wajib memastikan dirinya memiliki sistem pengelolaan arsip yang baik.

 

Dengan pengarsipan dokumen yang baik, perusahaan dapat melacak informasi dan meningkatkan perlindungan dari pihak ketiga yang tidak berwenang.

Akhir kata, memiliki metode pengelolaan arsip yang baik sangat penting untuk kelangsungan bisnis dan memastikan kinerja perusahaan semakin baik.

More from our blog

See all posts