3 Kelebihan Arsip Digital untuk Menunjang Perkuliahan

No Comments

Menghadapi pandemi Covid-19, Pemerintah pusat menginstruksikan pembelajaran formal secara daring. Mulai dari Pendidikan usia dini sampai perkuliahan memilih pembelajaran secara daring sebagai langkah pemutusan mata rantai penularan. Tentu, hal ini menimbulkan berbagai reaksi dari para pelajar dan mahasiswa. Khusus untuk perkuliahan, para mahasiswa merasa sulit untuk mengakses jurnal, skripsi dan buku-buku di perpustakaan kampus. Pandemi tentu bukan suatu halangan untuk mahasiswa dalam mengerjakan tugas kelompok, penulisan makalah, skripsi dan penulisan ilmiah lainnya.

Tugas para mahasiswa sangat memerlukan banyak sumber-sumber ilmiah yang mudah diakses di tengah situasi seperti ini. Sayangnya, banyak kampus di Indonesia belum fasih menggunakan arsip digital untuk mempermudah program perkuliahan. Salah satu sebabnya adalah digitalisasi arsip yang belum dilaksanakan pihak kampus secara merata. Padahal, arsip yang sudah berbentuk digital memiliki banyak kelebihan. Apalagi di tengah pembelajaran secara daring yang membatasi mobilitas Mahasiswa. Berikut 3 kelebihan arsip digital yaitu,

Kemudahan Pengelolaan dan Akses Arsip

Sistem kearsipan digital memiliki kelebihan utama yaitu memberikan kemudahan dalam pengelolaan dan manaiemen arsip. Beberapa kemudahan yang diberikan sistem kearsipan tipe ini adalah: Penggunaan yang mudah baik bagi pihak kampus dan mahasiswa.

Di dunia administrasi dan kearsipan, pasti mengenal konsep Human Computer Interactive sebagai sebuah konsep yang berorientasi visual dan ramah bagi pengguna aplikasi sehingga, memudahkan akses pengguna dalam membuka file dokumen berupa jurnal, buku, skripsi dan lain-lain. Bukan hanya bagi Mahasiswa tetapi pihak kampus yang termasuk dalam pengguna arsip digital. Contohnya, Dosen, Mahasiswa atau staff kampus yang ingin membaca jurnal, menyimpan tulisan yang dibuat dan mengakses sumber ilmiah yang jumlahnya tak terbatas. Karena didukung konsep Human Compiter Interactive yang didukung kecanggihan teknologi saat ini, memberikan dukungan kemudahan untuk menyimpan arsip digital berbentuk gambar, suara dan video. Hal ini membuktikan bahwa digitalisasi arsip memberikan kemudahan dalam mengelola serta mengakses arsip yang banyak jumlahnya. Sehingga, civitas kampus tidak perlu buang-buang tenaga, waktu dan biaya dalam mengelola, mengakses arsip yang diinginkan.

Keamanan Terjamin

Digitalisasi arsip sudah pasti memudahkan pengguna selain itu, arsip yang sudah bersifat digital akan lebih aman dari situasi dan kondisi yang dapat merugikan pemilik arsip atau pengguna arsip digital. Contohnya arsip yang tidak dikelola dengan baik, arsip fisik sudah pasti akan mengalami resiko kerusakan dan hilang. Selain itu, faktor human error yang sering terjadi dapat memberikan resiko merugikan di kemudian hari. Digitalisasi arsip seperti akan meminimalkan resiko kampus menghadapi hal tersebut serta, jaminan isi arsip yang tak berubah seperti aslinya. Lebih lanjut, keamanan yang dapat dirasakan pengguna arsip digital adalah penggunaan ID dan kata sandi untuk mengakses arsip digital. Jadi, pihak kampus dan Mahasiswa tak perlu khawatir. Karena, hanya mahasiswa, dosen, staff kampus yang dapat mengakses. Digitalisasi arsip akan terjamin lagi dengan pengaturan autentifikasi pengguna dan kemudahan backup data ke dalam file penyimpanan seperti Flashdisk, CD dan lain-lain. Jadi, tidak perlu takut akan resiko kerusakan, kehilangan yang dapat mempengaruhi perkuliahan.

Fasilitas Pencarian Dokumen

Teknologi yang makin maju menawarkan fitur kemudahan dalam mencari arsip yang tak terhitung jumlahnya. Misalnya seorang pengguna ingin mengakses salah satu dokumen arsip di tahun 2014, maka pengguna hanya tinggal menulis judul dokumen, menulis nama penulis, atau kata kunci yang berakitan dengan dokumen arsip tersebut. Kelebihan lain yang ditawarkan adalah kecepatan proses dalam pencarian dokumen arsip dan menghadirkan kata-kata kunci pencarian.

Merangkum dari 3 kelebihan Arsip Digital seperti yang tertulis di atas juga memiliki tiga manfaat yaitu, penyimpanan yang aman, fleksibelnya sistem pengindeksan arsip dan efisiensi tenaga dan waktu bagi mahasiswa dan pihak kampus itu sendiri.

Oleh karena itu, digitalisasi arsip  merupakan hal penting bagi kampus sebagai pelaksana program perkuliahan bagi mahasiswa yang banyak jumlahnya. Apalagi di tengah pandemi yang menyulitkan mobilitas, pembatasan memasuki area kampus dan perpusatakaan umum. Jangan sampai, arsip berisi tulisan ilmiah yang jumlahnya tak terhitung justru tidak dapat diperoleh oleh mahasiswa.  Apalagi menjadi alasan mahasiswa untuk berhenti belajar, menghasilkan karya ilmiah miliknya sendiri.

More from our blog

See all posts