3 Cara Menyimpan Dokumen agar Terhindar dari Kerusakan atau Kehilangan
3 Cara Menyimpan Dokumen agar Terhindar dari Kerusakan atau Kehilangan
Penyimpanan dokumen ataupun surat berharga terutama di rumah tangga masih mengandalkan  lemari, tas, dan juga koper untuk menyimpan berbagai surat ataupun dokumen berharga lainnya. Penyimpanan surat ataupun dokumen berharga di rumah tangga juga bisa dilakukan dengan cara lain yang tujuan utama untuk menghindarikan diri dari kerusakan ataupun kehilangan surat atau dokumen berharga.
 
Berikut adalah beberapa cara yang dapat dipertimbangkan untuk menyimpan surat berharga atau surat-surat penting lainya;
 
Lakukan digitalisasi dokumen Digitalisasi dokumen adalah proses alih media dari bentuk tercetak/fisik menjadi bentuk digital. Digitalisasi dilakukan untuk menghindarkan dokumen dari kerusakan terkena air, kebakaran atau kehilangan. Dokumen yang telah menjadi bentuk digital dapat menjadi bukti di Pengadilan. Granstrom (2000:5) dalam Authenticity of Electronic Records menyebutkan jika alasan terciptanya sebuah arsip adalah sebagai bukti hukum, alat administrasi serta warisan budaya. Namun, untuk memenuhi hal tersebut, arsip haruslah memiliki nilai autentik bukan hanya pada saat diciptakan tapi juga harus digunakan pada masa yang akan datang dengan tetap mempertahankan nilai autentik. Metode penyimpanan arsip secara digital dapat dilakukan melalui penyimpanan di awan.
 
Menggunakan Safe Deposit Box Safe deposit box merupakan kotak penyimpanan surat berharga atau barang-barang berharga dengan ukuran beragam yang diletakkan pada ruang yang terbuat dari baja yang kuat dan anti api atau kebakaran. Dulu safe deposit box hanya terdapat di lembaga perbankan saja. Namun seiring dengan perkembangannya, layanan safe deposit box juga disediakan oleh lembaga-lembaga non-bank.
 
Menyimpan di Brankas Jika Anda memutuskan untuk menyimpan dokumen di rumah, Anda bisa membeli kotak arsip atau brankas tahan api yang dapat melindungi dokumen jika terjadi kebakaran dan dilengkapi dengan password agar kemanan terjaga. Jangan lupa untuk menyimpan salinan dokumen penting dalam bentuk softcopy di USB atau hard disk eksternal didalam brankas. Apabila kita ingin memastikan keamanan brankas dari pencuri, kita dapat mencari brankas yang bisa disembunyikan di lantai (floor safe) atau brankas yang menempel di dinding (wall safe).
 
Nah, segera pikirkan langkah – langkah yang dapat mengurangi resiko surat ataupun dokumen berharga rusak ataupun hilang.    

 

Minta Penawaran!