Yuk, Mengenal Ragam Metode Pengelolaan Dokumen

1 Comment

Sebuah organisasi apapun bentuknya, baik itu profit maupun nonprofit, pasti akan bersentuhan dengan dokumen. Secara sederhana, dokumen dapat dimaknai sebagai rekaman aktivitas organisasi. Di sebuah organisasi perusahaan misalnya segala transaksi bisnis yang telah dilakukan akan terekam dalam dokumen.

Seiring waktu, dokumen perusahaan akan berkembang secara kuantitas. Dari jumlah satuan, puluhan, ratusan atau bahkan ribuan. Dan ketika jumlahnya sudah sangat ‘menggunung’, maka dokumen tersebut perlu dikelola dengan baik agar tidak hilang atau rusak dan dapat digunakan kembali untuk kepentingan perusahaan.

Mengutip Sulistyo-Basuki dalam buku “Manajemen Arsip Dinamis” dikenal 3 (tiga) metode pengelolaan dokumen. Pertama, metode sentralisasi yakni metode pengelolaan dokumen yang dipusatkan pada satu unit khusus kearsipan yang berada di kantor pusat. Metode ini umumnya cocok untuk perusahaan kecil atau perusahaan yang tidak memiliki cabang.

Kedua, metode desentralisasi yaitu metode pengel0laan dokumen dimana setiap unit/cabang/kantor memiliki bagian khusus yang bertugas menangani pengelolaan dokumen. Walaupun ditangani oleh bagian khusus, namun standardisasi pengelolaan dokumennya ditetapkan oleh kantor pusat.

Ketiga, metode gabungan. Sesuai dengan namanya metode ini menggabungkan sentraliasasi dan desentralisasi. Lazimnya, metode gabungan dipilih oleh perusahaan yang memiliki karakteristik dokumen yang beragam sehingga pengelolaannya dilaksanakan secara terpisah dengan metode yang berbeda-beda.

Misalnya, untuk dokumen umum dikelola dengan metode desentralisasi dimana pihak pelaksananya adalah unit/cabang/kantor. Sementara, dokumen yang bersifat khusus dan bersifat rahasia dikelola langsung oleh kantor pusat.

Setiap metode pengelolaan dokumen memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Kelebihan dari metode sentralisasi adalah mudah diawasi karena terpusat di satu lokasi. Kekurangannya adalah berpotensi menyulitkan petugas pengelola dokumen dalam melakukan kategorisasi dokumen karena ragam dokumen menumpuk menjadi satu.

Layak Dibaca  3 Kegunaan Kotak Arsip
Layak Dibaca  Pengelolaan Arsip dan Digitalisasi Arsip, Apa Yang Harus Diketahui?

Bertolak belakang dengan sentralisasi, metode desentralisasi bisa memunculkan kendala dalam hal pengawasan, meskipun standardisasi pengelolaannya telah ditetapkan oleh pusat. Salah satu potensi masalah yang dapat terjadi adalah miskoordinasi ketika suatu unit/cabang membutuhkan dokumen yang dikelola oleh unit/cabang yang lain.

Kelebihan dari metode desentralisasi adalah memudahkan prosedur penarikan dokumen yang dibutuhkan suatu unit/cabang tanpa harus mendatangi kantor pusat. Selain memudahkan prosedur, metode desentralisasi juga dapat menghemat biaya dan waktu.

Mengingat metode sentralisasi maupun desentralisasi ternyata memiliki kelebihan dan kelemahan, lantas apakah metode gabungan menjadi opsi paling ideal dalam hal pengelolaan dokumen perusahaan?

Jawabannya belum tentu, karena dalam memilih metode pengelolaan dokumen perlu mempertimbangkan beberapa faktor. Pertama, sifat dan jenis usaha. Sebuah perusahaan perdagangan tentunya metode pengelolaan dokumennya tidak bisa disamakan dengan perusahaan jasa.

Dokumen perusahaan perdagangan lazimnya lebih bervariasi jenisnya dibandingkan dengan yang dimiliki perusahaan jasa. Makanya, perusahaan perdagangan cenderung lebih cocok menerapkan metode gabungan, sedangkan perusahaan jasa mungkin lebih cocok dengan metode sentralisasi.

Kedua, besar kecilnya skala perusahaan. Secara logika semakin besar perusahaan semakin banyak dokumen yang dikelola. Sebaliknya, semakin kecil perusahaan semakin sedikit pula dokumen yang dikelola.

Untuk itu, perusahaan besar mungkin lebih cocok dengan metode desentralisasi atau gabungan, dengan asumsi perusahaan besar biasanya memiliki kantor cabang yang tersebar di beberapa wilayah. Sementara, perusahaan kecil cenderung lebih cocok dengan metode sentralisasi.

Ketiga, letak geografis dari kantor pusat atau cabang. Ada kalanya perusahaan besar yang memiliki kantor cabang tidak serta merta cocok dengan metode desentralisasi atau gabungan. Hal tersebut dapat terjadi jika perusahaan besar tersebut kantor cabangnya tersebar di wilayah yang sama atau setidaknya berdekatan.

Layak Dibaca  Jangan Salah Kaprah! Ini Beda Backup dan Arsip
Layak Dibaca  Jangan Salah Kaprah! Ini Beda Backup dan Arsip

Misalnya, perusahaan A berkantor pusat di Jakarta dengan kantor cabang tersebar di lima kotamadya yang berada di provinsi DKI Jakarta. Dalam situasi seperti ini, maka metode sentralisasi masih cocok untuk diterapkan karena antara kantor pusat dengan kantor cabang relatif tidak ada kendala jarak dan waktu.

Sebaliknya, sebuah perusahaan yang tidak memiliki cabang belum tentu cocok dengan sentralisasi. Misalnya, sebuah perusahaan dengan struktur organisasi terdiri dari banyak unit atau divisi, maka metode desentralisasi cocok untuk diterapkan. Apalagi, jika unit atau divisi tersebut lokasinya terpisah dari kantor pusat.

Di luar aspek metode, pengelolaan dokumen juga mutlak membutuhkan tempat penyimpanan serta sumber daya manusia (SDM). Permasalahannya, tidak semua perusahaan memiliki kemampuan untuk menyediakan dua hal tersebut. Oleh karenanya, meminta bantuan jasa profesional di bidang pengelolaan dokumen menjadi opsi yang ideal.

KSI Solusi Arsip hadir untuk menjawab permasalahan pengelolaan dokumen perusahaan. Terdapat 4 (empat) layanan utama yang ditawarkan oleh KSI Solusi Arsip yakni Pembenahan Arsip, Penyediaan Kotak Arsip, Alih Wujud Arsip, dan Pelatihan Manajemen Arsip.

More from our blog

See all posts