Tentang Arsip: Sejarah, Fungsi dan Ragam Jenisnya

1 Comment

Sekira bulan Mei dua tahun silam, media ternama asal Inggris the British Broadcasting Corporation (BBC) cabang Indonesia mengangkat sebuah artikel yang sangat mengharukan. Seorang pemuda berdarah Indonesia tetapi berkewarganegaan Belanda berhasil bertemu dengan ibu kandungnya setelah terpisah selama 40 tahun lamanya.

Selama bertahun-tahun, Andre Kuik, nama pemuda itu, berjuang melacak jejak orang tua aslinya hingga akhirnya perjuangannya berbuah manis. Andre menemukan orang tua beserta saudara-saudara kandungnya di Lampung.

Di balik kisah mengharukan Andre terdapat Mijn Roots, sebuah yayasan yang didirikan tahun 2015 dengan misi membantu anak-anak hasil adopsi untuk bertemu dengan keluarga asli mereka. Uniknya, Christine Verhaagen dan Ana van Keulen, pendiri Mijn Roots juga berstatus anak adopsi dan terpisah dari keluarga asli mereka.

Dalam menjalankan misinya, Mijn Roots sangat mengandalkan pada bukti dokumen atau lazim juga disebut arsip. Dalam kasus Andre Kuik, misalnya, Mijn Roots berhasil mempertemukan Andre dengan keluarganya berkat dokumen adopsi. Dari dokumen itulah terungkap bahwa Andre ternyata diadopsi oleh pasangan suami istri asal Belanda sejak usia sekitar 4 (empat) bulan.

Kisah Andre Kuik dan sepak terjang Mijn Roots telah menunjukkan betapa besar manfaat arsip bagi kehidupan manusia. Menurut buku “Manajemen Kearsipan Modern” karya Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, nilai manfaat arsip antara lain: informasi; administrasi; hukum; sejarah; ilmiah; keuangan; dan pendidikan.

Sementara, mengutip buku “Manajemen Kearsipan:  Untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan” karya Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata (2016), fungsi arsip sebagai sumber informasi antara lain:

Layak Dibaca  Yuk, Mengenal Ragam Metode Pengelolaan Dokumen

(i) Mendukung proses pengambilan keputusan; (ii) Menunjang proses perencanaan demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan; (iii) Mendukung pelaksanaan pengawasan; (iv) Sebagai alat pembuktian, terutama dalam konteks proses pengadilan; (v) Sebagai memori atau dokumentasi yang berkaitan dengan segala aktivitas sebuah organisasi; (vi) Digunakan untuk kepentingan publik dan ekonomi.

Layak Dibaca  Ini 7 Alasan Kenapa Pengelolaan Arsip Penting

Dari segi istilah, arsip sebenarnya cukup dikenal di kalangan masyarakat. Secara sederhana, arsip sering dimaknai sebagai dokumen tertulis. Namun, definisi resmi arsip sebenarnya bukan sekadar dokumen tertulis sebagaimana selama ini dipahami oleh masyarakat.

Misalnya, merujuk pada Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), definisi arsip adalah dokumen tertulis, lisan, atau bergambar dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis, elektronik, biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.

Definisi lainnya menurut KBBI adalah tempat penyimpanan berkas (program atau data) sebagai cadangan atau dokumentasi penerbitan pers yang berisikan guntingan-guntingan surat kabar, bahan-bahan referensi, dan foto.

Menurut UU 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, definisi arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Apabila ditelusuri akar katanya, istilah arsip berasal dari kosa kata Bahasa Inggris, “Archive”. Kata Archive pun masih bisa ditelusuri silsilah akar katanya yakni “Archif” dari Bahasa Perancis, “Archīum” or “archīvum” dari Bahasa Latin dan “Arkheion” dari Bahasa Yunani kuno.

Layak Dibaca  Bukan Sekadar Ramah Lingkungan, Ini Manfaat Digitalisasi Arsip

Secara garis besar, jenis arsip terbagi menjadi dua yakni Arsip Dinamis dan Arsip Statis. Berdasarkan UU Kearsipan, arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Pembagian lebih lanjut dari arsip dinamis meliputi arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif.

Sementara arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

Layak Dibaca  Simak! Ini Selusin Kompetensi Dasar Pengelola Arsip

Untuk lingkup BUMN dan atau BUMD, arsip dinamis terbagi lagi menjadi 2 (dua) yaitu arsip terjaga dan arsip umum. Perbedaan antara keduanya terletak pada tingkat kerahasiaan dari arsip tersebut. Dimana arsip terjaga bersifat rahasia karena merupakan arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara.

Di Indonesia, kearsipan memiliki kedudukan yang sangat penting. Hal ini antara lain terindikasikan atas 2 (dua) hal. Pertama, adanya UU Nomor 43 Tahun 2009 yang secara khusus mengatur tentang kearsipan. Jika dirunut sejarahnya, undang-undang yang mengatur tentang kearsipan bahkan sudah eksis sejak tahun 1971 melalui UU Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan.

Kedua, adanya Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai otoritas negara yang khusus mengelola bidang kearsipan. Secara historis, perjalanan ANRI cukup panjang, bahkan sejak era kolonial. Perjalanan panjang sejarah ANRI antara lain tergambar dari transformasi nomenklatur lembaga. Mulai dari Landsarchief (1892), Arsip Nasional (1959-1967), hingga akhirnya Arsip Nasional Republik Indonesia (1967-sekarang).

More from our blog

See all posts