Simak! Ini Selusin Kompetensi Dasar Pengelola Arsip

No Comments

Setiap pekerjaan di bidang apapun membutuhkan kompetensi khusus. Walaupun tidak mustahil dikerjakan oleh orang awam, sebuah pekerjaan pasti akan berjalan lebih maksimal jika dilakukan oleh orang yang kompeten. Di bidang arsip, orang kompeten itu lazim disebut Arsiparis.

Menengok Kamus Besar Bahasa Indonesia, Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

Sebagai sebuah profesi, arsiparis terdapat di lembaga pemerintah maupun swasta. Namun, istilah yang digunakan beragam, tidak melulu arsiparis. Ada yang menggunakan istilah document controller, record manager, filing manager, dan sebagainya.

Apapun istilahnya, petugas pengelola arsip idealnya membekali dirinya dengan sejumlah kompetensi dasar. Seorang arsiparis senior asal Amerika Serikat yang juga pimpinan National Archives and Records Administration, David S. Ferriero menjabarkan selusin kompetensi yang harus dimiliki oleh pengelola arsip.

Pertama, the ability to think creatively. Mengelola arsip adalah pekerjaan yang membutuhkan kreativitas karena tantangan yang dihadapi cukup berat. Mulai dari ancaman kerusakan arsip hingga kemajuan teknologi yang begitu pesat, semua itu berpotensi menjadi masalah.

Makanya, seorang pengelola arsip dituntut untuk senantiasa kreatif agar diperoleh solusi yang efektif dan efisien terhadap segala masalah yang dihadapi. Kreativitas juga dibutuhkan agar pengelola arsip mampu mengeksplorasi ide-ide baru, terutama yang berkaitan dengan teknologi, untuk mendukung pekerjaan mereka.

Kedua, the ability to achieve result. Pekerja yang profesional adalah pekerja yang mampu menyusun rencana kerja dengan matang sehingga diperoleh hasil akhir yang maksimal. Dengan perencanaan yang matang, pelaksanaan pekerjaan juga berjalan secara efektif dan efisien, tanpa waktu yang terbuang percuma.

Mengelola arsip merupakan pekerjaan yang membutuhkan ketelitian tinggi karena berkaitan dengan data dan informasi yang detail. Oleh karenanya, pengelola arsip dituntut untuk teliti dan cermat dalam menyusun rencana kerja, termasuk di dalam menetapkan target yang maksimal.

Ketiga, the ability to build relationships. Pada dasarnya, tugas seorang pengelola arsip adalah mengurus data atau dokumen orang lain. Dalam sebuah perusahaan, misalnya, pengelola arsip menerima kiriman data atau dokumen dari divisi lain untuk disimpan dan dikelola secara aman.

 

Oleh karenanya, pengelola arsip mau tidak mau harus sering berinteraksi dengan orang lain sehingga dibutuhkan kemampuan untuk bekerja secara tim (teamwork). Idealnya, Teamwork dilandasi dengan sikap profesional dari masing-masing individu yang terlibat agar dapat diantisipasi  potensi perselisihan atas dasar kepentingan personal.

 

Keempat, the ability to promote customer service satisfaction. Esensi pekerjaan seorang pengelola arsip adalah melayani. Dalam lingkup internal perusahaan, misalnya, pengelola arsip bekerja melayani rekan kerja dari divisi lain. Makanya, penting bagi pengelola arsip untuk menetapkan standar pelayanan yang tinggi agar pengguna jasa mereka merasa puas.

 

Berangkat dari rasa puas itulah kemudian akan muncul rasa percaya (trust). Pengelola arsip perlu memupuk trust dari para pengguna jasa karena mereka mengemban tanggung jawab atas keamanan dan keselamatan data atau dokumen yang dikelola.

 

Kelima, the ability to communicate with impact. Berkaitan erat dengan kompetensi ketiga, pengelola arsip juga dituntut memiliki kemampuan komunikasi yang baik. Kemampuan ini menjadi krusial terutama ketika terjadi masalah dalam pengelolaan arsip. Pengelola arsip harus bisa berkomunikasi dengan jelas dan efektif ketika terjadi masalah agar tidak merusak trust pengguna jasa mereka.

 

Keenam, the ability to promote organizational awareness. Lazimnya, sebuah perusahaan membentuk unit khusus yang bertanggung jawab atas pengelolaan arsip. Sebagai satu kesatuan, setiap anggota di unit pengelolaan arsip seharusnya saling mendukung agar fungsi dan tugas unit terlaksana dengan baik. 

 

Ketujuh, the ability to influence/negotiate with others. Negosiasi adalah salah satu metode dalam berinteraksi. Terkadang, sekadar memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik tidak cukup dalam hal terjadi konflik dengan pihak lain terkait pengelolaan dokumen.

 

Makanya, pengelola arsip perlu memiliki kemampuan bernegosiasi untuk meredam ego sektoral unit lain. Ketika ego berhasil dijinakkan, maka solusi terbaik atas permasalahan yang terjadi akan muncul.  

 

Kedelapan, the ability to demonstrate business savvy. Kompetensi ini terutama dibutuhkan oleh pengelola arsip dalam sebuah organisasi yang berorientasi profit, seperti perusahaan atau bahkan pengelola arsip yang berdiri sendiri sebagai sebuah entitas bisnis.

 

Pada intinya, seorang pengelola arsip perlu memiliki sense of business. Bahwa pekerjaan pengelola arsip tidak melulu fokus pada aspek teknis pengelolaan arsip saja, tetapi juga aspek bisnis. Makanya, sebagai pebisnis, pengelola arsip juga perlu merancang perencanaan bisnis yang matang dengan target-target tertentu.   

 

Kesembilan, the ability to manage projects. Di samping tugas-tugas pengelolaan arsip yang bersifat rutin, ada kalanya pengelola arsip diberi tanggung jawab untuk menangani sebuah atau beberapa proyek. Dalam situasi ini, pengelola arsip harus mampu merancang program yang meliputi anggaran, kerangka waktu, metode, serta alur kerja agar proyek dapat terlaksana sesuai target yang telah ditetapkan.

 

Kesepuluh, the ability to conduct research and analysis. Di saat masalah besar menghampiri, seorang pengelola arsip harus memutar otak bagaimana menemukan solusi terbaik. Dan, solusi terbaik hanya akan ditemukan melalui analisa serta riset yang cermat.

 

Kesebelas, the ability to lead teams. Setiap profesi memiliki jenjang karier, begitu pula pengelola arsip. Bermula dari posisi junior, seorang pengelola arsip pada akhirnya nanti sampai pada titik puncak dimana dia harus menjadi pemimpin. Makanya, pengelola arsip perlu memiliki jiwa kepemimpinan (leadership).

 

Tidak perlu menunggu sampai momen itu hadir, jiwa leadership perlu dibangun sedari awal seseorang memutuskan untuk berkarier sebagai pengelola arsip. Leadership dapat dipejalari secara formal maupun informal yakni bertumpu pada ‘jam terbang’.

 

Terakhir, the ability to embrace continual learning. “Jangan pernah lelah belajar”. Petuah bijak ini berlaku untuk semua aspek kehidupan. Seorang pengelola arsip yang ingin sukses tentunya harus menanamkan semangat pada dirinya untuk terus belajar. Pasalnya, sebagai sebuah ilmu, pengelolaan arsip itu terus berkembang sejalan dengan perkembangan zaman.

 

Dua belas kompetensi dasar di atas adalah satu kesatuan yang tak terpisahkan yang dibutuhkan pengelola arsip yang ingin sukses. Untuk merengkuh semuanya, langkah awal yang perlu dilakukan oleh pengelola arsip adalah membuka wawasan dengan beragam cara, termasuk mengiku pendidikan/pelatihan.

 

KSI Solusi arsip sebagai penyedia layanan manajemen arsip berkomitmen ingin mengembangkan kompetensi para praktisi melalui penyelenggaraan pelatihan manajemen arsip. Tertarik? Ayo pelajari lebih lengkap di tautan ini.

More from our blog

See all posts