Bukan Sekadar Ramah Lingkungan, Ini Manfaat Digitalisasi Arsip

No Comments

“Ramah lingkungan hidup”, begitu biasanya jawaban yang muncul merespon pertanyaan “kenapa sih dokumen perusahaan harus didigitalisasi?” Jawaban yang terdengar mulia sebenarnya, tetapi kalau dipikir-pikir lagi terkesan digitalisasi itu hanya membawa manfaat bagi lingkungan, tidak untuk perusahaan itu sendiri.

Apakah benar seperti itu? Jawabannya, jelas tidak! Digitalisasi dokumen atau arsip tidak sedangkal itu manfaatnya.

Bahwa digitalisasi berdampak positif bagi lingkungan hidup, itu memang benar. Faktanya, digitalisasi memang bagian dari kebijakan pengurangan penggunaan kertas atau paperless policy, yang salah satu misinya adalah mengurangi praktik penebangan pohon ilegal (illegal logging) di hutan.

Namun begitu, digitalisasi sebenarnya juga membawa banyak manfaat lain yang dapat dinikmati oleh perusahaan. Mengutip sebuah artikel berjudul “Benefits, costs and risks of business process digitisation programs” yang tayang di website State Archives and Records, otoritas arsip di negara bagian New South Wales, Australia, berikut ini 7 (tujuh) manfaat digitalisasi bagi perusahaan:

Pertama, improve business process efficiency, quality and consistency. Digitalisasi arsip berpotensi memberi dampak yang lebih luas dari sekadar perbaikan manajemen arsip perusahaan. Dengan digitalisasi, proses bisnis perusahaan akan berjalan lebih efisien sekaligus berkualitas.

Salah satu keunggulan utama dari digitalisasi adalah kemampuan untuk menembus sekat ruang dan waktu yang seringkali menghambat pekerjaan. Contoh paling sederhana, arsip digital dapat diakses secara daring dari lokasi dimanapun dan kapanpun arsip itu dibutuhkan.

Kedua, integrate records with digital systems. Ketika digitalisasi arsip diterapkan, maka aspek pekerjaan lain yang berkaitan dengan penyimpanan data otomatis akan ‘ikutan’ digital. Ibarat virus, digitalisasi dengan segala keunggulan yang dimilikinya bisa menjadi virus positif yang ujungnya akan menciptakan sistem digitalisasi menyeluruh di perusahaan.

Layak Dibaca  Alasan Arsip Menjadi Penting, Salah Satunya Bisa Menjadi Bukti
Layak Dibaca  Simak! Ini Selusin Kompetensi Dasar Pengelola Arsip

Ketiga, improve accessibility and facilitate better knowledge sharing. Sebagai sebuah sistem, digitalisasi dapat membentuk budaya saling berbagi pengetahuan (knowledge sharing) antar personal atau divisi di sebuah perusahaan. Dengan segala kemudahan akses yang ditawarkan, digitalisasi membuka lebar pintu berbagi informasi serta pengetahuan yang nantinya bermanfaat bagi perkembangan perusahaan.

Keempat, improve response time and client service. Ada kalanya, sebuah perusahaan dipusingkan dengan banjirnya keluhan pelanggan. Agar pelanggan tidak kabur, perusahaan tentunya harus memberikan respon dan solusi yang tepat. Dalam hal ini, digitalisasi arsip dapat memberikan kontribusi yakni kemudahan petugas pelayanan pelanggan dalam mengakses arsip-arsip yang relevan dengan keluhan pelanggan.

Kelima, reduce costs. Pimpinan perusahaan manapun pasti akan senang jika operasional perusahaan dapat menghemat banyak biaya. Inilah keunggulan utama yang ditawarkan oleh digitalisasi arsip. Tidak hanya menghemat biaya pembelian kertas, digitalisasi arsip juga mampu menghemat biaya sewa ruangan penyimpanan arsip.

Keenam, promote greater staff flexibility. Sistem secanggih apapun pasti membutuhkan sentuhan sumber daya manusia (SDM). Dalam konteks ini, digitalisasi arsip memberikan fleksibilitas bagi pegawai perusahaan dalam bekerja. Segala interaksi pegawai dengan arsip bisa dilakukan kapanpun dan dimanapun dia berada.

Ketujuh, better plan for business continuity. Digitalisasi arsip memberikan jaminan keamanan dan keselamatan terhadap arsip dalam situasi darurat seperti bencana alam dan sebagainya. Dengan jaminan tersebut, pemangku kebijakan perusahaan bisa lebih leluasan menyusun rencana bisnis jangka pendek maupun panjang tanpa perlu khawatir atas keamanan dan keselamatan arsip.

Dari ragam manfaat yang dijabarkan di atas, hemat biaya mungkin menjadi manfaat yang paling menarik. Pasalnya, sebagian kalangan menganggap digitalisasi arsip memakan biaya yang tidak murah. Makanya, masih ada – walaupun tidak banyak – perusahaan yang memilih setia pada sistem arsip non-digital.

Layak Dibaca  Jangan Salah Kaprah! Ini Beda Backup dan Arsip
Layak Dibaca  Yuk, Mengenal Ragam Metode Pengelolaan Dokumen

Anggapan mahal mungkin ada benarnya jika yang dilihat semata pada angka. Namun, biaya tersebut sebenarnya setimpal dengan segala keunggulan yang ditawarkan. Mulai dari alur kerja yang lebih efisien, fleksibilitas pegawai, dan budaya knowledge sharing yang terbentuk berkat digitalisasi arsip.

Jadi, seyogianya biaya mahal digitalisasi arsip jangan dipandang sebagai biaya kegiatan sesaat, melainkan biaya investasi. Bahwa digitalisasi arsip harus dipandang sebagai investasi jangka panjang karena manfaatnya bukan sekadar berkaitan dengan teknis pekerjaan tetapi juga budaya kerja yang lebih positif.

Seiring perkembangan teknologi yang semakin canggih, perusahaan layanan digitalisasi arsip kini banyak bermunculan. Salah satunya KSI Solusi Arsip yang menawarkan layanan konversi dari arsip fisik menjadi arsip digital sebagai upaya penyelamatan dan pemanfaatan informasi arsip.

Ingin mengetahui lebih detail layanan yang ditawarkan KSI Solusi Arsip? Silakan klik tautan ini.

More from our blog

See all posts