Alasan Arsip Menjadi Penting, Salah Satunya Bisa Menjadi Bukti

No Comments

Bagaimana cara membuktikan kepada publik atas kasus yang menimpa seseorang? Salah satu bukti yang dapat digunakan adalah arsip. Lembaran kertas yang berisi dokumen-dokumen penting ini dapat dijadikan salah satu alat untuk membuktikan suatu kasus.

Beberapa lembar atau dokumen kertas yang bisa dijadikan sebagai alat bukti, diantaranya:

  1. Surat perjanjian
  2. Surat penawaran
  3. Surat pembayaran

Namun sayangnya ketiga hal tersebut sering diabaikan. Mengapa? Sebab ketidaktahuan seseorang akan pentingnya 3 berkas itu, atau mungkin juga karena adanya asas saling percaya dari masing-masing pihak sehingga mengabaikan surat-surat penting ini.

Lalu dimana letak pentingnya ketiga berkas itu?

Surat Perjanjian

Misal pada suatu perusahaan terjadi perselisihan hubungan industrial yang terjadi pada salah seorang karyawan yang akan di PHK dan sudah bekerja di perusahaan tersebut selama 20 tahun. Misalnya perusahaan tidak benar dalam menghitung jumlah pesangon yang akan diterima oleh karyawan tersebut. Surat perjanjian ini dapat dijadikan alat bukti, sebab di dalamnya tercantum sejak kapan karyawan bekerja di perusahaan tersebut.

Atau misalnya terjadi perjanjian kerjasama yang menyatakan bahwa pihak A akan mendapatkan keuntungan sebanyak 60% dan pihak B mendapatkan keuntungan 40%. Kemudian perwakilan dari pihak B meninggal dunia dan perjanjian tersebut diwarisi kepada ahli warisnya. Bagaimana si ahli waris pihak B dapat mengetahui perjanjian ini kalau bukan dengan surat perjanjian?

Misalnya lagi perjanjian sewa menyewa gedung. Di dalamnya akan tertera sejak tanggal berapa dan hingga tanggal berapa penyewa gedung dapat menggunakan gedung tersebut. Di dalamnya juga akan disebutkan hal-hal apa saja yang tetap menjadi tanggung jawab pengelola gedung, dan hal-hal apa saja yang akan menjadi tanggung jawab si penyewa gedung. Sehingga jika terjadi perselisihan di kemudian hari, akan mudah dibuktikan dengan surat perjanjian tersebut.

Surat penawaran

Misalnya di dalam surat penawaran tertera apa saja yang akan diberikan oleh pihak pemberi barang/jasa kepada kliennya. Sehingga penyedia barang/jasa harus memenuhi item apa saja yang dijanjikan, dan pihak yang ditawarkan pun tahu apa saja yang akan ia terima. Jika terjadi kesalahpahaman atau ketidaksesuaian, maka masalah dapat diselesaikan dengan mengacu pada isi surat penawaran yang yang telah disepakati oleh kedua pihak

Surat pembayaran

Misalnya dalam membuat suatu perjanjian, tertera bagian pembayaran. Katakanlah invoice, kwitansi, dan bukti potong pajak. Ketiga hal ini dapat dijadikan alat bukti, seandainya ada perselisihan bayar antara kedua belah pihak.

Misalnya dalam sebuah perjanjian terdapat pembayaran yang terbagi menjadi 3 termin. Pihak A harus melakukan pembayaran termin pertama jika pihak B telah menyelesaikan pekerjaan sebanyak 30%. Kemudian pihak A harus melakukan pembayaran termin kedua jika pihak B telah menyelesaikan pekerjaan sebagnyak 75%. Kemudian pihak A harus melakukan pembayaran termin ketiga jika pihak B telah menyelesaikan pekerjaan sebanyak 100%. Untuk mendukung pengecekan pengerjaan ini juga mengacu pada surat perjanjian yang dibuat antara kedua belah pihak. Nantinya surat pembayaran dapat dijadikan bukti apabila terjadi kesalahan atau perselisihan.

Pertanyaan besarnya, sudahkah ketiga hal tersebut dijaga dengan baik?

Sayangnya banyak yang merasa apabila perjanjian sudah selesai, maka berkas perjanjian tidak dibutuhkan lagi. Padahal kita masih akan membutuhkannya apabila terkena masalah hukum tertentu.

Nah maka dari itu, mari rapikan arsip-arsip tersebut karena suatu saat akan menjadi penting di kemudian hari. Caranya? Anda dapat merapikan sendiri dengan menatanya dengan baik atau Anda juga membutuhkan bantuan pihak lain untuk merapikannya.

Mulai sekarang, jangan abai dengan arsip yang Anda miliki ya! Karena dengan mengabaikan bisa menjadi beban dikemudian hari.

More from our blog

See all posts