3 Kegunaan Kotak Arsip

No Comments

Arsip merupakan bagian penting dari perjalanan yang merekam berbagai peristiwa atau momentum tertentu. Bagi perusahaan ataupun lembaga pemerintahan, arsip merupakan bagian dari tata kelola perusahaan dan administrasi pemerintahan yang baik.

Untuk menunjang kegiatan usaha, semua perusahaan memerlukan data dan informasi yang relevan untuk mengambil suatu keputusan bisnis. Data dan informasi tersebut salah satu sumbernya adalah arsip. Pengelolaan arsip sendiri sangat penting bagi suatu organisasi karena arsip merupakan memori dari organisasi yang berperan sebagai wadah informasi dan menentukan suatu organisasi untuk mencapat tujuan dari organisasi.

Pada umumnya arsip di perusahaan atau lembaga pemerintahan disimpan oleh bagian atau unit yang memproduksi informasi tersebut. Namun pada taraf tertentu arsip akan dikelola oleh satu bagian khusus yang melakukan pengelolaan arsip termasuk penyimpanan arsip.

Penyimpanan arsip yang baik pada dasarnya bertujuan agar arsip yang disimpan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Salah satu tools untuk penyimpanan arsip adalah dengan menggunakan kotak arsip. Kotak arsip adalah perangkat penyimpanan arsip yang digunakan untuk menyimpan arsip atau dokumen-dokumen yang termasuk dalam kategori arsip atau dokumen yang telah bersifat in-aktif.

Sebagai salah satu alat penyimpanan arsip, kotak arsip memiliki 3 fungsi penting yaitu:

Tempat Menyimpan Arsip Sehingga Tampak Rapi

Kotak arsip fungsi utamanya adalah untuk menyimpan dokumen maupun arsip yang bersifat in-aktif. Selain itu dengan kotak arsip, arsip yang Anda simpan menjadi tertata rapi dan akan menghemat ruang penyimpanan Anda.

Memudahkan dan Mempercepat Proses Pencarian

Dengan kotak arsip, anda bisa mengelompokkan arsip berdasarkan kategori tertentu. Dengan begitu tidak hanya akan memudahkan dalam proses menyimpan , namun termasuk memudahkan serta mempercepat pencarian arsip atau dokumen tersebut.

Layak Dibaca  Bukan Sekadar Ramah Lingkungan, Ini Manfaat Digitalisasi Arsip
Layak Dibaca  Alasan Arsip Menjadi Penting, Salah Satunya Bisa Menjadi Bukti

Menghindarkan Arsip dari Kerusakan

Dengan kotak arsip berbahan khusus, maka dokumen dan arsip yang Anda simpan tidak akan cepat rusak karena terkena debu atau hal lain yang bisa merusak dokumen tersebut. Dengan kotak arsip, arsip yang anda simpan tetap awet dan tahan lama.

More from our blog

See all posts